قالب مدیریت اطلاعات پرسنلی در اکسل

قالب مدیریت اطلاعات پرسنلی | اکسل مدیریت اطلاعات کارکنان | نرم افزار مدیریت پرسنل پیشرفته | اکسل مدیریت اطلاعات پرسنل | سیستم مدیریت نیروی انسانی شرکتها

قالب اکسل بانک اطلاعاتی کارکنان ، یک ابزار جامع برای ساده‌سازی فرآیندهای منابع انسانی شما است. با استفاده از این قالب، می‌توانید به راحتی لیست کارکنان را مدیریت کرده، سوابق حقوق و دستمزد را سازماندهی کنید و پروفایل‌های دقیق از کارکنان و نیروی کار خود ایجاد نمایید.

امروزه بیشتر از هر زمانی مشخص شده که یکی از بزرگترین دارایی‌های هر سازمان، منابع انسانی آن است. به همین دلیل اهمیت دارد که اطلاعات کارکنان به شکلی موثر و منظم نگهداری شوند. با این قالب اکسل، می‌توانید داده‌های منابع انسانی خود را به سادگی ثبت، پیگیری و تحلیل کنید، بدون نیاز به نصب نرم‌افزار اضافی!

نگهداری و مراقبت از اطلاعات پرسنل در شرکت ها و سازمان ها یکی از مهمترین فعالیت هایی است که به دقت بالایی نیازمند بوده و به طور مستمر مدیران را درگیر خود کرده است لذا وجود سیستمی هوشمند،دقیق و کارا می تواند گره گشای مشکلات شما باشد.

با توجه به پیشگفت فوق فروشگاه فایل های دیجیتال اقدام به عرضه قالب مدیریت اطلاعات پرسنلی در بستر نرم افزار اکسل نموده است.

این قالب به چهار بخش اصلی تقسیم شده است: منوی ناوبری، تنظیمات، بانک اطلاعاتی و بخش‌های خروجی. علاوه بر این، بخش‌های خروجی موجود در این قالب شامل لیست پویا، فرم خلاصه اطلاعات کارکنان و داشبورد است.

1. منوی ناوبری

قبل از هر چیز، این صفحه برای دسترسی آسان به بخش‌های مختلف طراحی شده است. بنابراین، می‌توانید با کلیک بر روی دکمه‌ها به هر صفحه مراجعه کنید. علاوه بر این، یادداشت‌های راهنما نیز برای نمایش عملکردهای اصلی هر صفحه وجود دارد.

2. تنظیمات

لطفاً استفاده از قالب را با تعریف تنظیمات شروع کنید. در بخش تنظیمات، دو قسمت اصلی وجود دارد. اولاً، گزینه‌هایی برای منوهای کشویی وجود دارد. دوماً، گزینه‌هایی برای تنظیمات ساختاری در دسترس است.

• گزینه‌های منوهای کشویی می‌توانند بر اساس ترجیح کاربر تنظیم شوند. همچنین می‌توانید گزینه‌های بیشتری تحت هر عنوان اضافه کنید.
• برای تنظیمات ساختاری، به عنوان کاربر، می‌توانید فرمت تاریخ را انتخاب کنید. علاوه بر این، می‌توانید ارز مورد نظر خود را برای قالب انتخاب کنید. همچنین می‌توانید تعیین کنید که کدام گزینه باید به عنوان عنوان در فرم کارکنان استفاده شود. در اینجا، می‌توانید مشخص کنید که آیا می‌خواهید فیلترها را در نمای چاپ لیست پویا بگنجانید یا خیر.

3. بانک اطلاعاتی

این بخش ورودی قالب اکسل کارکنان است. می‌توانید از گزینه‌های منوی کشویی برای ثبت اطلاعاتی که در بخش تنظیمات مشخص کرده‌اید استفاده کنید. برای سایر ستون‌ها می‌توانید اطلاعات کارکنان را به صورت دستی وارد کنید.این بخش بصورت پیشفرض امکان بیش از 30 نوع فیلد داده ای را برای هر پرسنل فراهم می کند.

• در زیر بخش “دیگر”، پنج ستون خالی در انتهای جدول قرار دارد (عناوین 1 تا 5). می‌توانید این ستون‌ها را بر اساس نیازهای شرکت خود نام‌گذاری کنید. همچنین می‌توانید تا 8 ستون جدید به جدول اضافه کنید تا اطلاعات بیشتری از کارکنان را شامل شود. ستون‌های بیشتری که پس از این اضافه شوند برای اهداف اطلاع‌رسانی قابل استفاده هستند، اما از گزینه‌های منوی کشویی حذف می‌شوند.

چه اطلاعاتی باید در بانک اطلاعاتی کارکنان ثبت شود؟

در بانک اطلاعاتی کارکنان، تمام اطلاعات حیاتی کارکنان شما باید ثبت شوند. این اطلاعات می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• جزئیات شغلی: تاریخ استخدام، منبع استخدام، دفتر کار، بخش، وضعیت شغلی و عنوان شغلی
• جزئیات شخصی: شماره شناسنامه، کد ملی، جنسیت، تحصیلات، تاریخ تولد، ملیت، وضعیت تأهل
• اطلاعات تماس: ایمیل، شماره موبایل، آدرس، شهر و کشور
• جزئیات اضطراری: فرد تماس اضطراری با اطلاعات تماس، گروه خونی، مشکلات پزشکی
• جزئیات حقوق: حقوق اولیه، حقوق فعلی، اطلاعات حساب بانکی

4. بخش‌های خروجی قالب بانک اطلاعاتی کارکنان

همان‌طور که قبلاً ذکر شد، سه بخش خروجی مختلف در قالب بانک اطلاعاتی کارکنان وجود دارد. این بخش‌ها شامل لیست پویا، فرم خلاصه اطلاعات کارکنان و داشبورد هستند.

4.a. لیست پویا

این صفحه‌ای است که در آن می‌توانید لیستی از ویژگی‌ها را از بانک اطلاعاتی ایجاد کنید. ده ستون در دسترس است و شما می‌توانید این ستون‌ها را بر اساس نیاز خود تعیین کنید. تمام این ستون‌ها اختیاری و پویا هستند. لیست پویا چهار فیلتر دارد که بر اساس آنها داده‌ها جمع‌آوری می‌شود. ابتدا می‌توانید این چهار فیلتر خاص را انتخاب کرده و سپس گزینه‌های عنوان جدول را تعیین کنید. لطفاً به خاطر داشته باشید که گزینه‌های فیلتر و ویژگی‌ها همگی از نام ستون‌های موجود در بانک اطلاعاتی استخراج می‌شوند.

4.b. فرم خلاصه اطلاعات کارکنان

این بخش جایی است که می‌توانید فرم‌های منحصر به فرد کارکنان را برای هر عضو تیم بر اساس انتخاب شما از عنوان‌ها و جزئیات نمایش داده شده ایجاد کنید. این فرم اطلاعات کارکنان کاملاً پویا است، به این معنی که شما می‌توانید تمام ستون‌های اطلاعاتی را بر اساس نیاز خود تنظیم کنید.

برای فیلتر کردن جزئیات، فقط کافی است شناسه یا نام کارکنان را انتخاب کنید. می‌توانید این گزینه را در بخش تنظیمات انتخاب کنید. شما می‌توانید فرم اطلاعات کارکنان سفارشی‌شده خود را ایجاد کنید.

پس از آن، فقط از لیست کشویی برای انتخاب فیلدهایی که می‌خواهید در فرم مشاهده کنید استفاده کنید. به این ترتیب، می‌توانید یک فرم کارکنان کاملاً سفارشی و منحصر به فرد ایجاد کنید! همچنین می‌توانید ارتفاع یا عرض ستون‌ها را تغییر دهید، اگر ستون‌های پیش‌فرض خیلی عریض یا برعکس بودند.

4.c. داشبورد قالب بانک اطلاعاتی کارکنان

بخش نهایی خروجی، داشبورد تحلیل است. این بخش به شما امکان می‌دهد داده‌های منابع انسانی را پیگیری و تحلیل کنید. همچنین می‌توانید از این بخش برای گزارش‌دهی منابع انسانی استفاده کنید، با توجه به تکنیک‌های مختلف بصری‌سازی و نمودارهای خلاصه.

در هنگام تحلیل نتایج خود، می‌توانید گزینه‌های فیلتر را برای مشاهده نتایج خاص اعمال کنید. این فیلترها در بالای قالب قرار دارند.

• داشبورد شامل اطلاعات خلاصه مدیریتی مانند تعداد کارکنان، میانگین سن، مجموع حقوق، میانگین حقوق و همچنین نمودارهای وضعیت منابع انسانی است.
• علاوه بر داده‌های منابع انسانی و نمودارهای آماری کارکنان، این قالب اطلاعاتی مربوط به جذب نیرو مانند جزئیات استخدام و خاتمه کار نیز شامل می‌شود.
• در نهایت، داشبورد همچنین آمار مربوط به نرخ جابجایی کارکنان را ارائه می‌دهد. برای این موارد، می‌توانید گزینه فیلتر سال خاص را در پایین سمت چپ صفحه بیابید. فقط سال مورد نظر را از منوی کشویی انتخاب کنید تا نتایج را مشاهده کنید.

راهنمای استفاده:

برای استفاده از این فایل، کافی است آن را در اکسل باز کرده و اطلاعات مربوط به کارکنان خود را در آن وارد کنید. همچنین می توانید از راهنمای موجود در فایل برای استفاده از امکانات مختلف آن استفاده کنید.

مخاطبان:

این فایل برای تمام سازمان ها و شرکت هایی که به دنبال راهی کارآمد برای مدیریت اطلاعات کارکنان خود هستند، مناسب می باشد.

مزایای استفاده از این فایل:

• صرفه جویی در زمان: با استفاده از این فایل، دیگر نیازی به جستجوی اطلاعات در فایل های مختلف و یا کاغذبازی های زمان بر نیست.
• افزایش دقت: با ثبت اطلاعات در یک فایل واحد، احتمال خطا و اشتباه در اطلاعات به شدت کاهش می یابد.
• بهبود تصمیم گیری: با تجزیه و تحلیل داده های موجود در این فایل، می توانید به اطلاعات مفید و کاربردی برای تصمیم گیری های بهتر در مورد منابع انسانی خود دست پیدا کنید.
• بهبود راندمان: با استفاده از این فایل، می توانید وظایف مربوط به مدیریت منابع انسانی را به طور کارآمدتر و سریعتر انجام دهید.

ویژگی های کلیدی:

• طراحی حرفه ای: این فایل با ظاهری زیبا و کاربرپسند طراحی شده است.
• قابلیت سفارشی سازی: شما می توانید فیلدهای موجود در این فایل را متناسب با نیاز خودتان اضافه یا حذف کنید.
• قابلیت گزارش دهی: با استفاده از این فایل، می توانید گزارش های مختلفی از اطلاعات کارکنان خود تهیه کنید.برای مثال شما میتوانید لیستی از پرسنل که متاهل هستند و در شعبه مرکزی در بخش بازاریابی با حقوق 10 میلیون تومان در حال فعالیت هستند را استخراج کنید.
• پشتیبانی از تاریخ شمسی: هیچ چیزی سخت تر از تایپ تاریخ شمسی و دریافت گزارشات بر مبنای تاریخ شمسی نمی باشد اما در این فایل صرفا با تایپ عددی تاریخ ها فرآیند جداسازی روز،ماه و سال بصورت خودکار انجام خواهد گرفت و بر همین مبنا امکان دریافت گزارش بر اساس ماه و سال شمسی فراهم می باشد.

طراحی این محصول بر اساس استانداردهای جهانی بسیار دقیق،شکیل و حرفه ای انجام شده چرا که با کوچکترین تغییر، کلیه گزارشات و نمودارهای موجود در آن تغییر خواهند کرد.شما با استفاده از این محصول می توانید مدیریت داده های استخدامی پرسنل استارتاپ یا شرکت های کوچک تا بزرگ را به سادگی انجام دهید چرا که دیگر نیازی به صرف هزینه های گزاف و متمادی برای CRM های داخلی یا خارجی نخواهید داشت. از طرفی کلیه اطلاعات محرمانه پرسنل قدیم یا جدید نزد خودتان محفوظ خواهد ماند لذا این محصول می تواند گره گشای مشکل مدیریت داده های پرسنل در هر جایی باشد.

همچنین اگر برای مدیریت مجموعه خود نیاز به سیستم CRM و ERP بر بستر نرم افزار اکسل دارید کلیک کنید.

بروزرسانی 1.1 1403/05/23: بهینه سازی گزارشات بخش داشبورد و اضافه شدن راهنمای کار با محصول .

بروزرسانی 1.2 1403/06/28: حل مشکل گزارش ساز پویا

ویژگی های محصول:

• تجزیه و تحلیل خودکار داده ها در جداول موجود
• رسم خودکار نمودار بر اساس داده های وارد شده
• استفاده از رنگ‌های جذاب و طراحی حرفه ای
• هوشمند بودن محاسبات
• قابلیت پرینت
• وجود راهنما در کلیه برگه ها
• پشتیبانی از تاریخ شمسی

مشخصات فنی سیستم مدیریت اطلاعات پرسنلی

• عنوان محصول: قالب مدیریت اطلاعات پرسنلی در اکسل
• کد محصول: Excel47
• نسخه: 1.2
• تاریخ انتشار:1401/11
• بروزرسانی: 1403/06/28
• فرمت فایل : xlsm
• حجم فایل: 2 مگابایت + 44 مگابایت فیلم آموزشی
• نرم افزار: اکسل 2013 به بالا
• زبان: فارسی
• قابلیت ویرایش: دارد
• راهنمای فارسی: دارد

برای مشاهده لیست کامل، پروژه های ما در اکسل کلیک کنید.

مطالعه بیشتر