اکسل ثبت جلسات و پیگیری مصوبات سازمانی

اکسل مدیریت جلسات سازمانی | اکسل ثبت صورتجلسات شرکت | نرم افزار مدیریت صورتجلسات شرکت | اکسل پیگیری مصوبات سازمانی | نرم افزار مدیریت جلسات و مصوبات | اکسل ثبت جلسات و پیگیری مصوبات سازمانی

قالب اکسل ثبت جلسات و پیگیری مصوبات سازمانی، یک ابزار جامع و کارآمد برای مدیریت و پیگیری جلسات و مصوبات است. این قالب توسط کارشناسان طراحی شده است تا به سازمان‌ها، مدیران و مسئولان اجرایی کمک کند تا جلسات خود را به صورت منظم برنامه‌ریزی کرده و مصوبات و اقدامات مرتبط را به‌طور دقیق پیگیری کنند.

این قالب برای سازمان‌ها و تیم‌های مدیریتی طراحی شده است که به دنبال روشی کارآمد برای پیگیری جلسات و مدیریت اقدامات هستند. این ابزار به کاربران کمک می‌کند تا مصوبات را به موقع پیگیری کرده، جلسات را به صورت دقیق برنامه‌ریزی کنند و از داشبورد و گزارش‌های پویا برای تحلیل اطلاعات و بهبود عملکرد استفاده کنند.

بخش‌های اصلی قالب

1.منو: این بخش شما را به بخش تنظیمات،فرم ثبت صورتجلسه،فهرست صورتجلسات ثبت شده جهت پیگیری،گزارش ساز پویا و داشبورد عملکرد آماری هدایت می کند.

2.تنظیمات:

این قسمت برای شخصی‌سازی تنظیمات جلسات و مصوبات استفاده می‌شود. شما می‌توانید انواع جلسات (مانند هیئت مدیره، کمیته، و گزارش‌ها) و وضعیت‌های مصوبات (مانند شروع نشده، در جریان، و کامل شده) را تنظیم کنید. همچنین امکان تعیین اولویت اهمیت مصوبات (بالا، متوسط، و کم) وجود دارد.

3.ثبت صورتجلسات:

در این محصول، بخش ثبت صورتجلسات با جزئیات کامل و فیلدهای متنوعی طراحی شده است تا امکان مدیریت و پیگیری دقیق مصوبات و اهداف جلسات سازمانی فراهم شود. هر فیلد با دقت تعریف شده است تا تمام اطلاعات لازم برای جلسات به‌صورت ساختاریافته و منظم ذخیره گردد. در ادامه توضیحات هر فیلد ارائه شده است:

1. شماره جلسه: این فیلد امکان ثبت شماره جلسه را به‌صورت عددی یا حروفی فراهم می‌کند و به کاربران کمک می‌کند تا به‌راحتی جلسات را دسته‌بندی و شناسایی کنند.
2. تاریخ جلسه: برای ثبت تاریخ دقیق برگزاری جلسه به‌کار می‌رود و امکان درج تاریخ با فرمت‌های مختلف را برای پیگیری آسان‌تر فراهم می‌کند.
3. ساعت جلسه: شامل زمان شروع و پایان جلسه است که برای ثبت مدت زمان برگزاری و پیگیری برنامه‌ریزی زمانی جلسات بسیار مهم است.
4. نوع جلسه: این فیلد به کاربران اجازه می‌دهد نوع جلسه را مشخص کنند، مانند هیئت مدیره، کمیته، گزارش عملکرد، جلسه عمومی و غیره که برای دسته‌بندی و تحلیل نوع جلسات مفید است.
5. عنوان جلسه: عنوان یا موضوع اصلی جلسه را ثبت می‌کند و به خلاصه کردن هدف کلی جلسه کمک می‌کند.
6. مکان جلسه: مکان برگزاری جلسه را مشخص می‌کند، چه به‌صورت مجازی باشد یا حضوری، که این موضوع به هماهنگی بیشتر شرکت‌کنندگان کمک می‌کند.
7. شرکت‌کنندگان: این فیلد برای وارد کردن لیست اسامی تمام افراد حاضر در جلسه طراحی شده است و امکان ردیابی حضور و همکاری افراد را در جلسات سازمانی فراهم می‌کند.
8. مدیر جلسه: نام فردی که مدیریت جلسه را بر عهده دارد، در این فیلد ثبت می‌شود و به شفافیت نقش‌ها و مسئولیت‌ها در جلسات کمک می‌کند.
9. هدف جلسه: این فیلد برای ثبت اهداف مورد انتظار از جلسه به‌کار می‌رود و می‌تواند به‌عنوان معیاری برای ارزیابی موفقیت جلسه در دستیابی به اهداف تعیین‌شده مورد استفاده قرار گیرد.
10. مصوبات: فهرست تصمیمات و مصوبات جلسه در این قسمت ثبت می‌شود و امکان ردیابی دقیق تصمیمات اتخاذ شده را فراهم می‌کند.
11. نوع مصوبه: این فیلد برای دسته‌بندی نوع مصوبات، مانند اقدام، پروژه، تصویب و ابلاغ، به کار می‌رود و به اولویت‌بندی و تخصیص منابع بهتر کمک می‌کند.
12. اولویت مصوبات: این فیلد اولویت هر مصوبه را مشخص می‌کند (بالا، متوسط، کم)، که این امر به تصمیم‌گیرندگان کمک می‌کند تا به‌طور متمرکز روی مسائل مهم‌تر کار کنند.
13. مهلت زمانی: برای تعیین مهلت انجام هر مصوبه، این فیلد طراحی شده است و پیگیری به‌موقع تصمیمات و اجرای اقدامات را آسان‌تر می‌کند.
14. اقدام کننده: نام فردی که مسئولیت اجرای مصوبات جلسه را بر عهده دارد، در این فیلد وارد می‌شود و مسئولیت‌های هر مصوبه را مشخص می‌کند.
15. توضیحات تکمیلی: یادداشت‌ها و توضیحات اضافی درباره جلسه در این فیلد ذخیره می‌شوند تا جزئیات بیشتری برای فهم بهتر محتوا و تصمیمات جلسه در دسترس باشد.

4.فهرست صورتجلسات ثبت شده:

در این بخش می توانید به تفکیک جلسات و مصوبات تعریف شده در بخش قبل اقدام به ثبت پیگیری برای دو بار و وضعیت مصوبات در 6 حالت شروع نشده، در جریان، کامل شده، نیاز به بررسی، تکراری، متوقف و عدم انجام نمایید . از این اطلاعات در بخش گزارش ساز پویا استفاده خواهد شد.

5.گزارش ساز پویا:

در این بخش می توانید با استفاده از فیلدهایی که قبلا اقدام به تکمیل داده های مربوطه کرده بودید به دلخواه خود گزارشات مورد نیاز خود را استخراج کنید.بصورت پیش فرض امکان گزارش گیری بر اساس 4 حالت مختلف بصورت ترکیبی وجود دارد

6.داشبورد عملکرد:

در این بخش می توانید به عملکرد کلی مجموعه خود دسترسی داشته باشید.

ویژگی‌ها و امکانات قالب:

• داشبورد پویا: شامل نمای کلی از وضعیت جلسات، مصوبات و پیگیری‌های در جریان است. این داشبورد به کاربران اجازه می‌دهد تا به سرعت به اطلاعات مهم دسترسی پیدا کنند.
• گزارش‌های قابل تنظیم: کاربران می‌توانند گزارش‌های مرتبط با جلسات را به صورت دقیق ثبت و پیگیری کرده و از این اطلاعات برای تحلیل و تصمیم‌گیری استفاده کنند.
• امکان فیلتر و جستجوی پیشرفته: با استفاده از فیلترهای مختلف، کاربران قادر خواهند بود به‌سرعت اطلاعات مورد نیاز خود را بر اساس نوع جلسه، وضعیت مصوبات، یا اولویت پیدا کنند.
• نمودارهای بصری و دینامیک: قالب با نمودارهای تعاملی و پویا همراه است که به‌صورت خودکار به‌روزرسانی شده و نمایشی از وضعیت کلی مصوبات و جلسات ارائه می‌دهد.
• مدیریت مصوبات و پیگیری‌ها: این قالب امکان ثبت وضعیت مصوبات (مانند شروع نشده، در جریان، کامل شده، نیاز به بررسی، تکراری، متوقف و عدم انجام ) و همچنین تعیین اولویت‌ها (بالا، متوسط، کم) را فراهم می‌کند.

قالب مدیریت جلسات سازمانی در اکسل، یک راه‌حل ایده‌آل برای سازمان‌ها و مدیرانی است که به دنبال بهبود فرآیندهای مدیریتی و افزایش بهره‌وری در جلسات و تصمیم‌گیری‌های خود هستند. با استفاده از این قالب، کاربران می‌توانند با دقت و کارآمدی بیشتری جلسات و مصوبات خود را مدیریت کنند.

در ویدئوی ذیل می توانید پیش نمایش بخش ها و قابلیت های این محصول را مشاهده کنید

اگر برای مدیریت داده های کسب و کار و پرسنل خود نیاز به ابزارهای حرفه ای دارید به جدول ذیل نگاهی بیندازید.

مشخصات فنی محصول:

• عنوان محصول: اکسل ثبت جلسات و پیگیری مصوبات سازمانی
• کد محصول: excel385
• تاریخ انتشار:1403/08
• فرمت فایل : xlsm
• حجم فایل: 2 مگابایت + 50 مگابایت راهنما
• نرم افزار: اکسل 2013 به بالا
• زبان: فارسی
• قابلیت ویرایش: دارد
• راهنما: دارد (ویدئویی)

برای مشاهده لیست کامل، پروژه های ما در اکسل کلیک کنید.

مطالعه بیشتر