اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)

اکسل سیستم ERP | اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی | نرم افزار ERP در اکسل | دانلود اکسل برنامه ریزی کننده منابع سازمان | نرم افزار فارسی Enterprise Resource Planning

سیستم ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) یک راهکار نرم‌افزاری جامع برای مدیریت و یکپارچه‌سازی فرآیندهای اصلی کسب‌وکار در سازمان‌ها است. این سیستم به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با ادغام تمامی داده‌ها و فرآیندهای خود در یک سیستم یکپارچه، کارآیی و اثربخشی خود را افزایش دهند. سیستم‌های ERP به گونه‌ای طراحی شده‌اند که بتوانند تمامی عملکردهای کلیدی یک سازمان را از جمله حسابداری، منابع انسانی، تولید، فروش، خدمات، و مدیریت زنجیره تامین، در یک پلتفرم مشترک گردآوری کنند.

قالب (Enterprise Resource Planning) از فروشگاه فایل های دیجیتال یک راهکار همه‌کاره و کارآمد برای کسب‌وکارهای کوچک است که به دنبال ساده‌سازی فرآیندهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی خود هستند بدون نیاز به سرمایه‌گذاری در نرم‌افزارهای گران‌قیمت ERP. این قالب به عنوان یک اپلیکیشن مینی ERP در اکسل عمل می‌کند و امکانات قدرتمندی برای مدیریت عملیات کسب‌وکار مانند حسابداری، امور مالی، مدیریت محصولات، فروش و انبارداری ارائه می‌دهد.

مروری بر نمای کلی قالب ERP اکسل

داشبورد

داشبورد به عنوان یک مرکز ناوبری مرکزی برای قالب ERP عمل می‌کند. این بخش شامل دکمه‌هایی است که به شما امکان می‌دهد به بخش‌های مربوطه دسترسی پیدا کنید.

در داشبورد، دکمه خاکستری “تنظیمات” را در پایین خواهید دید. اینجا جایی است که شما دسته‌بندی‌ها، نمایندگان فروش و موارد مشابه را تعریف می‌کنید. قبل از وارد کردن داده‌های خود، مطمئن شوید که جداول زیر را پر کرده‌اید تا بتوانید از این داده‌ها در بخش‌های مربوطه استفاده کنید.

تنظیمات:

• ماه شروع: ماهی را که می‌خواهید وارد کردن داده‌های خود را شروع کنید، تعریف کنید. قالب گزارش‌ها را بر اساس این تنظیم به‌روزرسانی خواهد کرد.
• واحد پول: همه مقادیر در قالب ERP اکسل به صورت عددی فرمت شده‌اند. از این تنظیم برای به‌روزرسانی عناوین گزارش‌های خود استفاده کنید.
• حاشیه مهلت پرداخت: این تنظیم برای “پیگیری جمع‌آوری پرداخت‌ها” مهم است. اگر یک مشتری پس از این مدت زمان پرداخت کند، در گزارش شرایط پرداخت، یک هشدار خواهید دید.

اکنون می‌توانیم به سه بخش اصلی این قالب بپردازیم.

1. قالب ERP اکسل – برنامه‌ریزی و امکان‌سنجی

محصولات

در ابتدایی‌ترین سطح، باید محصولاتی را که خریداری، انبار و فروش می‌کنید، تعریف کنید.

اطلاعات محصول با افزودن سطح موجودی:

• نام محصول و کد محصول: ستون‌ها متن آزاد هستند. اگر برای محصولات خود از کد استفاده نمی‌کنید، توصیه می‌کنیم از کدهای منحصربه‌فرد استفاده کنید.
• دسته‌بندی محصول: همانطور که متوجه خواهید شد، این ستون شامل منوهای کشویی است زیرا دسته‌بندی‌های خود را در بخش “تنظیمات” تعریف کرده‌اید.
• واحد: این مشخص می‌کند که چگونه محصولات خود را می‌فروشید (به صورت بسته، کیلوگرم، اینچ، قطعه و غیره).
• سطح موجودی بحرانی (روزها): برای پیگیری سطوح موجودی، می‌توانید تأثیر سطح موجودی بحرانی را در بخش “ثبت موجودی” مشاهده کنید. اگر محصولی تعداد موجودی کمتری از مقدار بحرانی خود داشته باشد، هشدار قرمز در بخش ثبت موجودی خواهید دید.
• برند: این ستون متن آزاد است و برای گزارش‌دهی (فیلتر کردن، گروه‌بندی) استفاده می‌شود.

مشتریان

مشابه بخش محصولات، باید مشتریان خود و اطلاعات آن‌ها را تعریف کنید. این بخش به نوعی پایگاه داده CRM برای ERP کسب‌وکار کوچک شماست.

اطلاعات مشتریان با تمام داده‌هایشان:

• کد مشتری، نام، آدرس، تلفن و ایمیل: ستون‌ها متن آزاد هستند و می‌توانید آن‌ها را به دلخواه پر کنید. اگر برای مشتریان خود از کد استفاده نمی‌کنید، باز هم توصیه می‌کنیم از کدهای منحصربه‌فرد برای هر یک استفاده کنید.
• نماینده فروش: اینجا یک انتخاب‌گر خواهد داشت زیرا شما این اطلاعات را در بخش “تنظیمات” قبل از شروع پر کرده‌اید.
• دو ستون آخر: این‌ها ویژگی‌های منحصربه‌فرد این قالب ERP اکسل هستند و برای پیگیری پرداخت‌های مشتریان شما استفاده می‌شوند. اگر درست استفاده شوند، این می‌تواند راهی بسیار قوی برای مدیریت کسب‌وکار شما باشد!
• حد مهلت پرداخت: این داده برای “پیگیری جمع‌آوری پرداخت‌ها” مهم است. اگر مشتری شما پس از این تعداد روز بدهی خود را پرداخت نکرده باشد، هشدار را در “شرایط پرداخت” در بخش گزارش‌ها خواهید دید.
• حد ریسک موجودی: قالب ERP دارای محدودیت ایمنی برای موجودی مشتری شماست. اگر موجودی آن‌ها از این حد فراتر رفته و همچنان پس از حد مهلت پرداختی پرداخت نشده باشد، هشدار را در گزارش “شرایط پرداخت” خواهید دید.

اهداف فروش

هدف‌گذاری فروش برای اندازه‌گیری و مقایسه فروش فعلی شما به منظور دستیابی به هدف است. در اینجا به سادگی اهداف فروش ماهانه خود را برای هر محصول وارد می‌کنید.

فروش واقعی

پس از تعریف اهداف، می‌توانید فروش واقعی ماهانه محصولات خود را وارد کنید. به همراه اهداف فروش، می‌توانید فروش خود را در بخش گزارش “تحقق فروش” تجزیه و تحلیل کنید و کارایی تیم فروش خود را نشان دهید.

هزینه‌های محصول

در این بخش، هزینه‌های واحد خود را برای هر ماه به سادگی وارد می‌کنید. این داده‌ها در گزارش‌های سودآوری قالب ERP کوچک استفاده می‌شوند. بنابراین، اگر می‌توانید هزینه‌های ماه‌های آینده را تخمین بزنید، این به برنامه‌ریزی مالی بهتر شرکت شما کمک می‌کند.

قیمت‌های فروش

در این بخش قیمت فروش محصولات یا خدمات خود را تعریف خواهید کرد. به همراه “هزینه‌های واحد”، می‌توانید نتیجه این داده‌ها را در گزارش‌های سودآوری مشاهده کنید.

هزینه‌های ثابت

هزینه‌های ثابت در تمام فرآیندهای ERP کسب‌وکار کوچک ثابت باقی خواهند ماند. هنگامی که سودآوری کسب‌وکار خود را محاسبه می‌کنید، می‌توانید زمانی که کسب‌وکار به نقطه سربه‌سر می‌رسد یا حاشیه سود آینده را ببینید. برای گزارش‌های آینده، به سادگی هزینه‌های ثابت خود را برای هر ماه وارد کنید.

اطلاعات: به‌عنوان یک قانون کلی، همیشه سلول‌های سفید را پر کنید. ستون‌های خاکستری شامل محاسبات خودکار هستند و نباید به صورت دستی بازنویسی شوند. ستون‌های خاکستری در سمت چپ تغییر ندهید.

2. قالب ERP اکسل – ورود داده‌ها و ثبت‌ها

ثبت فاکتورهای فروش

برای تمام شرکت‌ها، مهم است که سوابق فاکتورهای فروش را برای اثبات توافق با مشتریان نگه‌دارند. بنابراین، در این قالب ERP، شما فاکتورها و سوابق فروش خود را در اینجا وارد خواهید کرد. این بخش بسیار مهم است که شامل داده‌های زیادی است که در طول ابزار استفاده خواهد شد.

• تاریخ فاکتور: برای پیگیری تاریخ صدور فاکتور استفاده می‌شود.
• تاریخ سررسید: چه زمانی این فاکتور پرداخت خواهد شد؟ این داده برای پیگیری موجودی مشتریان مهم است.
• شماره فاکتور: برای پیگیری و گروه‌بندی اقلام همان فاکتور مهم است.
• کد محصول – نام: همانطور که متوجه خواهید شد، این یک منوی کشویی است و محصول خود را که در بخش “محصولات” تعریف کرده‌اید، انتخاب خواهید کرد.
• واحد: به صورت خودکار از بخش محصولات بازیابی خواهد شد. لطفاً تغییرات خود را در بخش مربوطه انجام دهید و سلول‌های خاکستری را تغییر ندهید.
• شماره قطعه: این فیلد به همراه “سوابق خرید” برای پیگیری بهتر فاکتورهای جداگانه‌ای که به طور مشترک خریداری شده‌اند، در بخش “ثبت موجودی” استفاده می‌شود. می‌توانید از این فیلد برای مدیریت روش “اولین ورودی – اولین خروجی” استفاده کنید.
• کد مشتری – نام: همانطور که متوجه خواهید شد، این یک منوی کشویی است و مشتری خود را که در بخش “مشتریان” تعریف کرده‌اید، انتخاب خواهید کرد.
• مقدار: تعداد اقلام در فاکتور.
• قیمت‌گذاری و مالیات بر ارزش افزوده: بر اساس اطلاعات در فاکتور پر می‌شود.

سوابق خرید

این بخش برای بقیه محاسبات حیاتی نیست اما می‌توانید از این جدول برای ثبت اطلاعات خرید خود استفاده کنید.

سوابق خرید با کد HS و تاریخ انقضا:

در اینجا توضیحات برای ستون‌های دیگر که با سوابق فاکتورهای فروش متفاوت است:

• کد HS: کد HS یک سیستم استاندارد بین‌المللی برای نام‌ها و اعداد برای طبقه‌بندی کالاها است و می‌توانید از آن برای مقاصد اطلاعاتی استفاده کنید.

تاریخ انقضا: برخی از کالاها، به‌ویژه کالاهای مصرفی سریع (FMCG)، ممکن است تاریخ انقضا داشته باشند. می‌توانید آن‌ها را در اینجا وارد کنید تا بتوانید بعداً پیگیری کنید. (این فیلد بر اساس نوع کسب‌وکار شما اختیاری است.)

• مکان انبار: فقط برای مقاصد اطلاعاتی. این امکان را به شما می‌دهد تا راحت‌تر مکان قرارگیری کالاهای خریداری شده جدید را پیگیری کنید.

سوابق موجودی

سوابق موجودی وضعیت موجودی شما را برای هر محصول خریداری شده حفظ می‌کند. پس از انتخاب محصولات و شماره قطعه، تمام اطلاعات دیگر (ستون‌های خاکستری) به‌طور خودکار از جداول دیگر بازیابی خواهد شد.

سوابق موجودی با نرخ مصرف:

• نرخ مصرف روزانه: بر اساس تعداد روزهای تفاوت بین تاریخ اولین فروش تا تاریخ امروز محاسبه می‌شود.
• روزهای موجودی تخمینی: از نرخ مصرف برای محاسبه تعداد روزهای موجودی برای این محصول استفاده می‌شود. اگر این تعداد کمتر از روزهای موجودی بحرانی باشد، هشدار قرمز را در اینجا مشاهده خواهید کرد.

پیگیری پرداخت‌های مشتریان

هنگامی که پرداخت را دریافت کردید، باید آن را برای ارزیابی جاری مشتریان ثبت کنید. در اینجا، قالب ERP اکسل پرداخت‌های واقعی را که از مشتریان دریافت کرده‌اید ثبت خواهد کرد.

پیگیری جمع‌آوری پرداخت‌ها با روش‌های پرداخت:

• تاریخ: زمانی که پرداخت واقعی را دریافت کرده‌اید.
• کد مشتری: می‌توانید از منوی کشویی انتخاب کنید.
• شماره پرداخت: فیلد مرجعی است که برای پیگیری شماره‌های پرداخت استفاده می‌شود. (استفاده از شماره مرجع پرداخت یک عمل خوب است هنگام ارتباط با طرف‌های ثالث.)
• روش پرداخت: از منوی کشویی انتخاب کنید. می‌توانید این موارد را در بخش تنظیمات مدیریت کنید.
• مقدار: مبلغ پرداختی که دریافت کرده‌اید. می‌توانید واحد پول را از بخش تنظیمات تغییر دهید.
• تاریخ پیش‌بینی ورود نقدی: برخی از پرداخت‌ها به طور مستقیم به حساب بانکی شما واریز نمی‌شوند و ممکن است تاخیر داشته باشند. مشتریان ممکن است پرداخت را انجام دهند اما ممکن است بعد از X هفته به حساب شما واریز شود. بنابراین، این اطلاعات برای جریان نقدی و حسابداری مهم است.
• نام بانک و یادداشت‌ها: این فیلدها به طور کامل اختیاری هستند.

3. قالب ERP اکسل – گزارش‌ها

گزارش خلاصه مالی

قالب ERP کسب‌وکار کوچک همه ورودی‌های شما مانند قیمت‌گذاری فروش، هزینه‌های ثابت، هزینه‌های کالاهای فروخته شده و گزارش‌ها را در اینجا تجمیع می‌کند.

به طور کلی، این سه نتیجه ظاهر خواهند شد:

• درآمد
• حاشیه ناخالص
• حاشیه خالص

هرچه بیشتر ورودی‌های خود را تکمیل کنید، گزارش طولانی‌تر خواهد بود.

تحلیل سوابق فاکتورهای فروش

این گزارش به طور کامل بر اساس سوابق فاکتورهای فروش شما است. اگر کمی با نحوه استفاده از جدول‌های محوری آشنا باشید، از این گزارش لذت خواهید برد و می‌توانید نماهای بیشتری برای نیازهای خاص خود ایجاد کنید. می‌توانید با استفاده از دکمه‌های “+” و “-” جزئیات را گسترش یا مخفی کنید.

گزارش تحقق اهداف فروش

تحقق اهداف فروش به شما یک نتیجه واضح به صورت نمای داشبورد بصری می‌دهد تا ببینید آیا به اهداف فروش خود رسیده‌اید یا خیر. علاوه بر این، می‌توانید چندین محصول یا دسته‌بندی را با استفاده از انتخاب‌گر در سمت راست انتخاب کنید.

تحلیل حساب‌های پرداختی

این گزارش بسیار مهم است. به سادگی نشان می‌دهد پس از انجام فروش، چقدر پول از مشتریان باقی مانده و چقدر پرداخت کرده‌اند. علاوه بر این، می‌توانید مشتریان خاص را فیلتر کنید یا چندین مشتری را در بالای گزارش انتخاب کنید و نمایندگان فروش خاصی را انتخاب کنید تا ببینید هر عضو تیم فروش چه میزان موجودی باز دارد.

گزارش سودآوری محصول

گزارش سودآوری محصول تجزیه و تحلیل دقیقی بعد از حساب کردن تمام هزینه‌ها و مخارج محصول شما را ارائه می‌دهد. ممکن است برخی دسته‌ها نسبت به دیگران سودآورتر باشند. یا ممکن است شرکت شما به طور کامل به یک محصول وابسته باشد و سایر محصولات برای شما ضرر ایجاد کنند. به همین دلیل تجزیه و تحلیل مبتنی بر محصول برای این قالب ERP اکسل بسیار مهم است.

دوباره در اینجا می‌توانید با استفاده از دکمه‌های “+” و “-” جزئیات را گسترش یا مخفی کنید.

گزارش شرایط پرداخت

شاید به یاد داشته باشید که ما یک حد ریسک برای همه شرکای خود در بخش “مشتریان” تعریف کردیم، بنابراین این گزارش کاملاً برای پرداخت‌های مشتریان است.

ویژگی‌های کلیدی قالب Excel ERP:

1. مدیریت جامع محصولات:
   • پایگاه داده محصولات: ورود اطلاعات دقیق مانند نام محصول، کد، دسته‌بندی، واحد، سطح انبار و برند.
   • پیگیری سطح انبار: نظارت بر سطوح بحرانی انبار و دریافت هشدار زمانی که موجودی از آستانه‌های تعریف‌شده کمتر شود.
2. مدیریت اطلاعات مشتریان:
   • قابلیت CRM: ذخیره جزئیات مشتریان شامل کدها، نام‌ها، آدرس‌ها، اطلاعات تماس و نمایندگان فروش.
   • پیگیری شرایط پرداخت: تعیین و نظارت بر شرایط پرداخت و محدودیت‌های ریسک بالانس برای هر مشتری، با هشدارهای خودکار برای پرداخت‌های معوقه.
3. گزارش‌دهی فروش و مالی:
   • اهداف و واقعیات فروش: تعریف اهداف فروش ماهانه و پیگیری عملکرد واقعی فروش برای تحلیل کارایی فروش.
   • تحلیل سودآوری: ورود هزینه‌های واحد و قیمت‌های فروش محصولات برای تولید گزارش‌های سودآوری، کمک به شناسایی محصولات سودآور و غیراقتصادی.
4. ورود داده‌ها و مدیریت سوابق:
   • سوابق فاکتورهای فروش و خرید: حفظ سوابق دقیق از تمام فاکتورهای فروش و معاملات خرید برای پیگیری و گزارش‌دهی کارآمد.
   • سوابق انبار: پیگیری وضعیت انبار برای هر محصول خریداری شده و دریافت خودکار اطلاعات از جداول دیگر.

سایر ویژگی‌های قالب:

• گزارش‌دهی جامع: ارائه گزارش‌های مالی، تحلیل فاکتورهای فروش، گزارش تحقق اهداف فروش، و تحلیل حساب‌های بانکی.
• گزارش سودآوری محصولات: تحلیل جزئی سودآوری پس از احتساب تمام هزینه‌ها و مخارج محصولات.
• گزارش شرایط پرداخت: بررسی ریسک و مدت زمان پرداخت مشتریان با استفاده از معیارهای مختلف برای ارائه هشدارهای لازم.

مزایای استفاده از قالب Excel ERP:

• کاربرپسند و بدون نیاز به نصب: آماده استفاده بدون نیاز به نصب نرم‌افزار اضافی.
• طراحی حرفه‌ای و مناسب برای ارائه: با طراحی حرفه‌ای مناسب برای ارائه‌ها و گزارشات.
• گزارش‌های جامع و آماده چاپ: شامل گزارش‌های جامع و آماده چاپ برای تجزیه و تحلیل کامل وضعیت کسب‌وکار.
• پشتیبانی از سیستم عامل‌های مک و ویندوز: سازگار با نسخه‌های اکسل ۲۰۱۰ و بالاتر و شامل کدهای ماکرو و VBA برای قابلیت‌های پیشرفته.

این قالب به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا با مدیریت بهینه‌تر فرآیندها و کاهش کارهای تکراری، بهره‌وری خود را افزایش داده و بهبود یابند.

این محصول به زبان فارسی و بر اساس نیاز موجود به شکلی طراحی و کدنویسی شده که با وارد کردن داده ها ، محاسبات جداول انجام شده و نمودارهای تعاملی رسم خواهند شد.لازم به ذکر است که با ایجاد هر گونه تغییر در داده ها جداول و نمودارها بصورت خودکار بروزرسانی خواهند شد.همچنین در جهت کار با قالب راهنمای متنی در کلیه بخش های قالب درج شده است.

ویژگی های محصول:

• تجزیه و تحلیل خودکار داده ها در جداول موجود
• رسم خودکار نمودار بر اساس داده های وارد شده
• استفاده از رنگ‌های جذاب و طراحی حرفه ای
• هوشمند بودن محاسبات
• قابلیت پرینت
• پشتیبانی کامل از تاریخ شمسی
• مطابق استانداردهای بین المللی و…

اگر برای مدیریت داده های کسب و کار و پرسنل خود نیاز به ابزارهای حرفه ای دارید به جدول ذیل نگاهی بیندازید.

اکسل مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)	اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)
ابزار ارزیابی عملکرد پرسنل شرکت	سیستم جامع مدیریت منابع انسانی شرکت
اکسل ثبت جلسات و پیگیری مصوبات شرکت	اکسل مدیریت دوره های آموزشی کارکنان
اکسل محاسبه کارانه پرسنل مبتنی بر عملکرد	اکسل محاسبه ساعات کارکرد پرسنل (تایم شیت کارکنان)
اکسل مدیریت مرخصی پرسنل و کارکنان

مشخصات فنی محصول:

• عنوان محصول: اکسل برنامه‌ریز منابع سازمانی (سیستم ERP)
• کد محصول: Excel381
• تاریخ انتشار:1403/05
• بروزرسانی: 1403/06/08
• نسخه: 3.1
• فرمت فایل : xlsm
• حجم فایل: 4 مگابایت
• نرم افزار: اکسل 2013 به بالا
• زبان: فارسی
• قابلیت ویرایش: دارد
• راهنما: دارد (متنی)

اگر نیاز به اکسل مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) دارید کلیک کنید.

مطالعه بیشتر