چرا باید از چک لیست استفاده کنید

تعداد دفعاتی که از من برای انجام بهترین روش انجام یک کار و کارآمدترین روش انجام کارها،پرسیده شده بسیار زیاد است. به عنوان مثال اگر مدیر کسب و کار باشید عمده سوال افراد تیم تان این است که ترتیب انجام کارهای A، B یا C چگونه است؟ بهترین راه برای انجام این کارها چیست؟ آیا راهی برای سریعتر انجام دادن کارها وجود دارد؟

این ها همه سؤالاتی هستند که به طور منظم در کار و زندگی شما مطرح می شوند. یکی از بهترین راه های مدیریت زمان و اطمینان از انجام کارها به طور موثر، تهیه چک لیست است. چک لیست حاوی دستورالعمل و توضیحات کوتاه و عملی از وظایف هستند که شما و تیم شما می توانید در طول فرآیند به آنها مراجعه کنید. آنها به عنوان یک منبع برای اطلاعات و همچنین یک نقطه مرجع برای هر کسی که به آن نیاز دارد، عمل می کنند. در دنیای امروز، که مشغله افراد بسیار شده و اتفاقات زیادی می افتد به یاد سپردن همه چیز و این که بدانیم چه کاری را باید در چه زمانی انجام دهیم می تواند سخت باشد. داشتن دستورالعمل ها و فرآیندهای مشخص می تواند به حذف بسیاری از بروکراسی ها کمک کند. این جا، جایی است که کاربرد چک لیست ها خود را نشان می دهد.

ما تعدادی از فواید اصلی استفاده از چک لیست ها را ذکر می کنم.

• جلوگیری از هزینه مجدد
• کاهش هرج و مرج در کار
• کنترل ساده تر پیشرفت پروژه
• کمک به سازماندهی
• افزایش کیفیت کار
• کارآمدتر شدن اشخاص
• جلوگیری از ورود به حاشیه و نداشتن دغدغه
• حس پیشرفت را فراهم می کند

جلوگیری از هزینه مجدد

این یکی از دلایل اصلی است که چرا باید از چک لیست ها در جریان کارهای خود استفاده کنید. انجام هزینه های بی دلیل و بدون بازدهی منجر به افزایش هزینه های جاری هر کسب و کار یا حتی اشخاص حقیقی خواهد شد.وجود چک لیست منجر به ساده سازی مراحل کار و در نتیجه کم شدن هزینه های جاری خواهد شد وقتی همه چیز را نوشته و یک نقطه مرجع روشن دارید، احتمال اینکه از برنامه مورد نظر منحرف شوید و در نهایت کاری غیرضروری انجام دهید بسیار کمتر است. همه ما انسان هستیم و کاملا روشن است که در پایان روز به دلیل خستگی ناشی از کار روزانه نادیده فراموش کردن یک مرحله از کار طبیعیست یا مرحله ای را در بین انبوهی از کارها فراموش کنیم. چک لیست ها به عنوان یادآوری مداوم آنچه باید انجام شود منجر به حفظ تمرکز در طول فرآیندها خواهند شد .

کاهش هرج و مرج در کار

نامشخص بودن مراحل انجام کار بدترین نوع مدیریت است.برای مثال رستوران بیرون بری را فرض کنید که روزانه بیش از چند هزار سفارش دریافت می کند و می بایست در زمان مقرر سفارشات را تحویل نمایند. اگر این رستوران برای انجام کارهای خود مراحل را مشخص نکرده باشد و وظایف هر یک از اعضای تیم نامشخص باشد چه سرنوشتی در انتظار این کسب و کار است؟؟

کنترل ساده تر پیشرفت پروژه

یکی از دلایل اصلی که چرا باید از چک لیست استفاده کنیم این است که نظارت بر پیشرفت پروژه را آسان تر می کند. پیگیری فرآیندهایی که باید برای انجام کار خاصی انجام شود بدون چک لیست غیرممکن است، به خصوص از آنجا که بسیاری از وظایف را می توان از راه دور انجام داد. با ایجاد یک لیست از فهرست کارهایی که باید انجام شود، شما قادر خواهید بود تا پیشرفت کار و پروژه تان را پیگیری کنید و اطمینان حاصل کنید که هیچ چیز نادیده گرفته نمی شود. همچنین می توانید تاریخ شروع هر وظیفه را مشخص کنید تا بتوانید بعداً پیگیری کنید و ببینید که آیا همه چیز به موقع تکمیل شده است.

احساس اعتماد به نفس می دهد

یکی دیگر از دلایل مهم که چرا ما باید از یک چک لیست استفاده کنیم، ایجاد اعتماد به نفس است. حتی اگر ممکن است وسوسه شوید که پروژه را به سرعت برای انجام هر چه سریعتر انجام دهید، ایده خوبی است که وقت خود را صرف کنید و کارها را درست انجام دهید. با ایجاد یک لیست از همه چیزهایی که باید انجام شود، می توانید هر مورد را به عنوان شما آن را تکمیل کنید و احساس اعتماد به نفس کنید که هیچ چیز مهم نادیده گرفته نشده است. این ممکن است شما را تشویق کند تا وقت خود را صرف کنید و مطمئن باشید که چه کاری انجام می دهید، به جای عجله برای پایان دادن و نگرانی در مورد چیزهای کوچک که می تواند اشتباه باشد.

کمک به سازماندهی

یکی دیگر از دلایل مهم که چرا باید از چک لیست استفاده کنیم این است که پروژه را سازمان یافته نگه داریم. بسیاری از اوقات ما آنقدر روی انجام پروژه متمرکز هستیم که چیزهای کوچکی مانند اسناد و قراردادها را فراموش می کنیم. با ایجاد یک چک لیست ، می توانید اطمینان حاصل کنید که تمام اسناد لازم جمع آوری شده و ثبت شده یا نه. علاوه بر این ، می توانید یک لیست وظایف برای هر پیمانکار فرعی ایجاد کنید تا همه بدانند که چه کاری باید در چه زمانی انجام شود. این کار به جلوگیری از ایجاد سوء تفاهم یا عجله برای اتمام که ممکن است منجر به اشتباه و حتی بروز خسارت شود ، کمک می کند.

کارآمدتر شدن اشخاص

ایجاد یک لیست از همه چیزهایی که باید برای یک پروژه انجام شود نه تنها از نظر پیگیری پیشرفت و جلوگیری از بروز هرگونه مشکل مفید است، بلکه بسیار کارآمد است. در واقع، شما می توانید از همین سیستم برای کارهای دیگر نیز استفاده کنید مانند برنامه ریزی برنامه هفته ای یا لیست کارهای روزانه خود. داشتن یک لیست از همه چیزهایی که باید انجام شود می تواند به شما کمک کند تا زمان خود را به طور موثرتری مدیریت کنید و اطمینان حاصل کنید که زمان تان را به راحتی از دست ندادید به خصوص زمانی که باید بسیاری از کارها به طور همزمان انجام شوند.انجام چند کار بصورت همزمان برای بسیاری از افراد ناخوشایند است و منجر به کم شدن کیفیت کارها خواهد شد اما با چک لیست می توانید مرحله به مرحله از انجام کار اطمینان حاصل کنید.

جلوگیری از بروز حاشیه

یکی دیگر از دلایل مهم که چرا باید از چک لیست استفاده کنیم این است که به شما اجازه می دهد تا یک هفته کاری آرام تر و بدون استرس داشته باشید. همه ما در طول هفته سخت کار می کنیم، اما گاهی اوقات چیزهای کوچکی را که به ما کمک می کند از اوقات فراغت خود لذت ببریم فراموش می کنیم.لذت از انجام کارها بصورت گام بندی شده می تواند تاثیر شگرفی در بهبود عملکرد نیروها و پرسنل داشته باشد. علاوه بر این، شما می توانید از همین سیستم برای پیگیری پروژه های شخصی خود استفاده کنید. مانند اینکه چه تعداد کار را در خانه خود انجام داده اید یا چه میزان در پروژه علمی مدرسه کودکان خود صرف کرده اید.

ایجاد احساس پیشرفت

چقدر از انجام کارها به صورت درست و صحیح لذت می برید؟ بروز احساس پیشرفت با پایان یافتن هر مرحله از کار یا پروژه تان می تواند منجر به افزایش رضایتمندی از زندگی و کار شود و تمایل به پیشرفت بیشتر و رسیدن به سطوح بالاتر را در شما زنده می کند.

اگر به دنبال چک لیست های تخصصی مرتبط با حوزه های مختلف هستید می توانید از چک لیست های استخدام، چک لیست ایمنی در کارها،چک لیست بازاریابی، چک لیست خانواده، چک لیست خودرو ، چک لیست انواع رویداد، چک لیست کارهای شخصی و… استفاده کنید.

مطالعه بیشتر