ImmiGo: پلتفرم جامع مدیریت آژانس‌های مهاجرتی

نرم‌افزار مدیریت مؤسسات مهاجرتی | سامانه یکپارچه مدیریت پرونده‌های مهاجرت | نرم‌افزار آنلاین مدیریت آژانس مهاجرتی | سیستم جامع مدیریت قراردادها و خدمات مهاجرتی | سامانه مدیریت ویزا و پرونده‌های مشتریان | نرم‌افزار تحت وب آژانس‌های مهاجرتی | اتوماسیون حرفه‌ای مؤسسات مهاجرت | نرم‌افزار مدیریت درخواست ویزا | سیستم مدیریت پرونده‌های اقامت و تابعیت | پلتفرم هوشمند مدیریت خدمات مهاجرتی | نرم‌افزار یکپارچه مدیریت مشتریان مهاجرتی | سامانه مدیریت قراردادها و مدارک مهاجرت | نرم‌افزار CRM مخصوص مؤسسات مهاجرتی | سیستم مدیریت آنلاین پرونده‌های ویزا | نرم‌افزار مدیریت قرارداد و جلسات مهاجرتی | سامانه جامع مدیریت پرونده‌ها و ویزاها | نرم‌افزار اتوماسیون مؤسسات خدمات مهاجرتی | سیستم هوشمند مدیریت ویزا و پرونده‌های مشتریان | سامانه تحت وب مدیریت خدمات مهاجرتی | نرم‌افزار مدیریت کامل آژانس‌ها و دفاتر مهاجرتی

با افتخار، سیستم مدیریت آژانس‌های مهاجرتی ImmiGo را به شما معرفی می‌کنیم؛ راهکار جامع و نوآورانه که برای متحول کردن عملیات روزمره آژانس‌های مهاجرتی طراحی شده است.پلتفرم ImmiGo نه تنها پیچیدگی‌های فرآیندهای مهاجرتی را برای آژانس های فعال این حوزه ساده می‌کند، بلکه با ارائه ابزارهای قدرتمند و هوشمند، به شما کمک می‌کند تا بهره‌وری را به حداکثر برسانید، تجربه مشتری را ارتقا دهید و رشد پایدار کسب‌وکار خود را تضمین کنید.

مقدمه: چرا ImmiGo؟ ✨

در دنیای پررقابت امروز، آژانس‌های مهاجرتی با چالش‌های متعددی از جمله مدیریت حجم بالای پرونده‌ها، پیگیری دقیق مدارک، هماهنگی ارتباطات میان مشتریان و کارشناسان، و اطمینان از انطباق با قوانین متغیر دست و پنجه نرم می‌کنند. ImmiGo پاسخی جامع به این چالش‌هاست. این سیستم با طراحی کاربرمحور و قابلیت‌های پیشرفته، محیطی یکپارچه را برای مدیریت تمامی جنبه‌های کسب‌وکار مهاجرتی شما فراهم می‌آورد. از اولین تماس با متقاضی تا دریافت ویزای نهایی، ImmiGo همراه شماست تا هر گام از این مسیر را شفاف، کارآمد و امن سازد.

اهداف کلیدی ImmiGo 🎯

ImmiGo با اهداف استراتژیک زیر توسعه یافته است تا به آژانس مهاجرتی شما در دستیابی به موفقیت‌های بزرگ‌تر کمک کند:

• افزایش بهره‌وری عملیاتی: 🚀 با اتوماسیون وظایف تکراری و ساده‌سازی فرآیندهای پیچیده، زمان و منابع تیم شما آزاد می‌شود تا بر روی کارهای با ارزش‌تر تمرکز کنند.
• بهبود تجربه مشتری (Client Experience): 🤝 ارائه شفافیت کامل و دسترسی آسان به اطلاعات پرونده، اعتماد مشتریان را جلب کرده و رضایت آن‌ها را به طور چشمگیری افزایش می‌دهد.
• کاهش خطاهای انسانی و مدیریت ریسک: 🛡️ با اعتبارسنجی داده‌ها و فرآیندهای استاندارد، احتمال بروز خطا به حداقل می‌رسد و انطباق‌پذیری با مقررات بهبود می‌یابد.
• تصمیم‌گیری داده‌محور: 📊 با دسترسی به گزارشات جامع و داشبوردهای تحلیلی، مدیران می‌توانند بینش‌های ارزشمندی را برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و رشد کسب‌وکار خود به دست آورند.
• مقیاس‌پذیری و رشد پایدار: 🌱 ImmiGo طراحی شده تا با رشد آژانس شما همراه باشد. چه در حال مدیریت ده‌ها پرونده باشید و چه صدها، سیستم به راحتی قابل مقیاس‌گذاری است.
• امنیت اطلاعات: 🔒 حفاظت از داده‌های حساس متقاضیان و اطلاعات محرمانه آژانس، با پیاده‌سازی استانداردهای امنیتی قوی، تضمین می‌شود.

ویژگی‌ها و قابلیت‌های کلیدی ImmiGo 🔑

ImmiGo مجموعه‌ای از قابلیت‌های قدرتمند را در اختیار شما قرار می‌دهد که هر جنبه از مدیریت آژانس مهاجرتی شما را پوشش می‌دهد:

1. مدیریت جامع مشتریان (Client Management): 🧑‍🤝‍🧑
   • ثبت نام و پروفایل مشتریان: 📝 ثبت دقیق اطلاعات شخصی، تماس، تحصیلی، شغلی و وضعیت تأهل متقاضیان و …
   • پنل کاربری مشتری: 🖥️ هر متقاضی دارای یک پنل اختصاصی برای پیگیری وضعیت پرونده‌ها، بارگذاری مدارک، مشاهده پرداخت‌ها، قرار ملاقات‌ها و ارتباط با کارشناسان است.
   • مدیریت اعضای خانواده: 👨‍👩‍👧‍👦 امکان افزودن و مدیریت اطلاعات اعضای خانواده مرتبط با پرونده اصلی مشتری (توسط کارمندان و مشتری).
2. مدیریت یکپارچه پرونده‌ها (Case Management): 📂
   • ایجاد و پیگیری پرونده: ✨ باز کردن پرونده‌های جدید برای هر متقاضی با شماره پرونده منحصر به فرد، نوع مهاجرت، کشور و نوع ویزا.
   • تغییر وضعیت پرونده: 🔄 به‌روزرسانی وضعیت پرونده (در انتظار، ناقص، ارسال شده، موفق، رد شده و…) در هر مرحله.
   • ارجاع پرونده: ➡️ امکان تخصیص پرونده‌ها به کارشناسان و مشاوران مسئول.
   • یادداشت‌های پرونده: ✍️ ثبت یادداشت‌های عمومی و خصوصی برای هر پرونده جهت پیگیری دقیق‌تر.
3. مدیریت اسناد و مدارک (Document Management): 📄
   • تعریف انواع مدارک: 🏷️ ایجاد و مدیریت لیست انواع مدارک مورد نیاز (مانند پاسپورت، گواهی تمکن مالی).
   • چک‌لیست مدارک ویزا: ✅ تعریف چک‌لیست‌های اختصاصی مدارک برای هر نوع ویزا و کشور، با قابلیت تعیین اجباری بودن مدرک.
   • آپلود و مدیریت مدارک: 📤 امکان بارگذاری مدارک توسط کارمندان و مشتریان، با قابلیت پیوست فایل‌های فیزیکی.
   • بررسی و تأیید مدارک: 🔍 فرآیند بررسی، تأیید، رد یا درخواست تکمیل مدارک توسط کارشناسان.
   • مسیر ذخیره‌سازی امن: 📁 فایل‌ها در ساختار پوشه‌ای امن و قابل مدیریت ذخیره می‌شوند.
4. مدیریت مالی و پرداخت‌ها (Financial & Payment Management): 💰
   • تعریف خدمات: 💲 مدیریت لیست خدمات قابل ارائه توسط موسسه با قیمت پایه.
   • پلن‌های پرداخت: 🧾 تعریف ساختارهای پرداخت متنوع (اقساطی، پیش‌پرداخت، مبلغ کل) برای هر خدمت یا ترکیب خدمت/کشور/ویزای خاص.
   • ثبت پرداخت‌ها: 📥 ثبت تمامی تراکنش‌های مالی دریافتی از مشتریان (مبلغ، تاریخ، روش پرداخت، نوع پرداخت).
   • فاکتورها (Invoices): ✉️ ایجاد، مشاهده و چاپ فاکتورها بر اساس خدمات و پرداخت‌ها.
5. مدیریت قرار ملاقات‌ها (Appointment Management): 🗓️
   • زمان‌بندی ملاقات‌ها: ⏰ ثبت و مدیریت جلسات مشاوره یا پیگیری با مشتریان.
   • اطلاعات ملاقات: ℹ️ شامل تاریخ و زمان، مکان، هدف، یادداشت‌ها و وضعیت ملاقات.
   • اطلاع‌رسانی خودکار: 🔔 ارسال اطلاعیه و یادآور به مشتریان در صورت تنظیم، به‌روزرسانی یا لغو قرار ملاقات.
6. سیستم ارتباطات و اطلاع‌رسانی (Communication & Notifications): 💬
   • پیام‌رسانی داخلی: ✉️ تبادل پیام بین کارمندان و مشتریان به صورت مستقیم و امن و مرتبط با پرونده.
   • اطلاع‌رسانی‌های سیستمی: 🚨 مدیریت و ارسال اعلان‌ها و یادآورها (داخلی و برای مشتری) برای رویدادهای مهم (مثلاً وضعیت پرونده، مدارک جدید، قرار ملاقات‌های آتی).
7. مدیریت کاربران و دسترسی‌ها (User & Access Management): 👤
   • نقش‌های کاربری: 🔑 تعریف نقش‌های مختلف برای کارمندان (مدیر، مشاور، اپراتور، حسابدار) و همچنین نقش مشتری.
   • مجوزهای جزئی: 🔒 اختصاص مجوزهای دقیق به هر نقش برای کنترل دسترسی به صفحات و قابلیت‌های خاص سیستم.
   • احراز هویت امن: 🔐 ورود امن به سیستم برای کارمندان و مشتریان با استفاده از رمز عبور هش شده.
8. گزارش‌دهی و تحلیل (Reporting & Analytics): 📈
   • داشبوردهای مدیریتی: نمای کلی از آمار و اطلاعات کلیدی (مانند تعداد مشتریان، پرونده‌های فعال، مدارک در انتظار)، با قابلیت فیلتر زمانی.
   • گزارشات مالی: شامل درآمدهای کل، مبلغ فاکتور شده، بدهی‌های معوقه (مانده حساب)، و تفکیک پرداخت‌ها بر اساس نوع و فاکتورها بر اساس وضعیت.
   • گزارش وضعیت پرونده‌ها: پیگیری پیشرفت پرونده‌ها بر اساس وضعیت‌های مختلف، شامل توزیع وضعیت پرونده‌ها و لیست جزئی پرونده‌ها.
   • گزارش پیشرفت پرونده (Case Progress Report): این گزارش به ردیابی زمان‌بندی پرونده‌ها، شناسایی پرونده‌های در معرض خطر و تجزیه و تحلیل زمان‌های پردازش کمک می‌کند. شامل تعداد کل پرونده‌ها، پرونده‌های موفق و رد شده، میانگین زمان پردازش (برای پرونده‌های بسته شده) و توزیع پرونده‌ها بر اساس وضعیت فعلی، مدت زمان باز بودن (Age Group) و میانگین زمان پردازش بر اساس نوع ویزا و کشور. همچنین لیست پرونده‌های در معرض خطر (بیش از 90 روز در وضعیت‌های خاص باز مانده‌اند) را نشان می‌دهد.
   • گزارش عملکرد کاربران (کارمندان): ارزیابی کارایی تیم و حجم کاری آن‌ها. شامل تعداد کل کارمندان فعال، پرونده‌های اختصاص داده شده، اقدامات انجام شده و قرار ملاقات‌های مدیریت شده. نمودارهایی برای پرونده‌های اختصاص داده شده، اقدامات و قرار ملاقات‌های هر کاربر ارائه می‌دهد.
   • گزارشات جمعیت‌شناسی مشتریان: تحلیل داده‌های متقاضیان بر اساس ملیت، سطح تحصیلات، شغل، وضعیت تأهل و گروه سنی.
   • گزارش تعامل با مشتری (Client Engagement Report): معیارهای تعامل مشتری و نرخ تبدیل از ثبت نام تا باز شدن پرونده را اندازه‌گیری می‌کند. شامل تعداد کل مشتریان ثبت‌نام شده، پرونده‌های باز شده، نرخ تبدیل مشتری به پرونده، پیام‌های ارسال شده توسط مشتریان و پیام‌های ارسال شده توسط کارکنان. نمودارهایی برای فعالیت پیام‌رسانی و نرخ تبدیل ارائه می‌دهد.
   • گزارش مدیریت منابع (Resource Management Report): بینش‌هایی در مورد حجم کاری کارکنان، تقاضای خدمات و تقاضای پرونده خاص کشور ارائه می‌دهد. شامل تعداد کل کارمندان فعال، پرونده‌های فعال اختصاص داده شده، قرار ملاقات‌های برنامه‌ریزی شده و کل پیام‌های کارکنان (ارسال شده/دریافت شده). نمودارهایی برای توزیع حجم کاری کارکنان، پرتقاضاترین خدمات و پرتقاضاترین کشورها ارائه می‌دهد.
   • گزارش هزینه‌ها (Expenses Report): نمای کلی و تفکیکی از هزینه‌های شرکت را ارائه می‌دهد. شامل هزینه‌های کل (فیلتر شده)، تفکیک هزینه‌ها بر اساس دسته‌بندی و بر اساس کاربری که هزینه را ثبت کرده است. همچنین لیست جزئی هزینه‌ها را با امکان مشاهده رسید مربوطه نمایش می‌دهد.
9. مدیریت هزینه‌ها (Expenses Management): امکان افزودن، ویرایش و حذف سوابق هزینه‌ها و دسته‌بندی‌های هزینه را فراهم می‌کند. این بخش به کاربران اجازه می‌دهد هزینه‌های جدید را به همراه رسید ثبت کنند و دسته‌بندی‌های هزینه را مدیریت کنند.
10. تنظیمات سیستم (System Settings): ⚙️
    • مدیریت اطلاعات عمومی موسسه (نام، آدرس، تماس، وب‌سایت، لوگو).
    • تنظیمات مالیاتی و پیشوند فاکتور.

ویدئوی معرفی سامانه مدیریت پرونده های مهاجرتی

مشخصات فنی ImmiGo 💻

سوالات متداول (FAQ) ❓

۱: آیا ImmiGo برای آژانس‌های کوچک و بزرگ مناسب است؟ ۱: بله، ImmiGo با طراحی ماژولار و مقیاس‌پذیر خود، هم برای آژانس‌های کوچک که به دنبال سازماندهی فرآیندهای خود هستند و هم برای آژانس‌های بزرگ‌تر که نیاز به مدیریت حجم بالای پرونده‌ها و تیم‌های متعدد دارند، مناسب است.

۲: آیا اطلاعات مشتریان من در ImmiGo امن خواهد بود؟ امنیت داده‌ها یکی از اولویت‌های اصلی در طراحی ImmiGo است. ما از رمزنگاری قوی برای رمزهای عبور، اعتبارسنجی ورودی‌ها، و کنترل دسترسی دقیق بر اساس نقش‌ها استفاده می‌کنیم تا از اطلاعات شما و مشتریانتان محافظت شود.همچنین با توجه به سلف هاست بودن سیستم کلیه اطلاعات در اختیار خودتان بصورت دائمی خواهد بود.

۳: آیا می‌توانم ImmiGo را با سیستم‌های موجود خود (مانند سیستم حسابداری) ادغام کنم؟ در حال حاضر، ImmiGo به صورت یک سیستم مستقل طراحی شده است. قابلیت ادغام با سیستم‌های خارجی می‌تواند در نسخه‌های آتی بر اساس نیازهای کاربران توسعه یابد.

۴: آیا ImmiGo از زبان فارسی پشتیبانی می‌کند؟ بله، ImmiGo از ابتدا برای پشتیبانی از زبان فارسی طراحی شده است.همچنین نسخه انگلیسی هم بصورت پکیج جداگانه موجود می باشد

۵: آیا می‌توانم دسترسی‌های کاربران را به صورت سفارشی تنظیم کنم؟ قطعاً. ImmiGo یک سیستم مدیریت نقش‌ها و مجوزهای بسیار انعطاف‌پذیر دارد که به شما امکان می‌دهد دسترسی‌های جزئی را برای هر نقش (مانند مدیر، مشاور، اپراتور و مشتریان) به صورت دقیق تعریف و مدیریت کنید.

۶: آیا مشتریان من می‌توانند وضعیت پرونده خود را آنلاین پیگیری کنند؟ بله، ImmiGo یک پنل کاربری اختصاصی برای مشتریان فراهم می‌کند که در آن می‌توانند وضعیت پرونده‌های خود، مدارک، پرداخت‌ها و قرار ملاقات‌ها را به صورت آنلاین مشاهده کنند.

شرح کامل سیستم 📚

ImmiGo به عنوان یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) تخصصی برای صنعت مهاجرت عمل می‌کند که فراتر از یک CRM ساده است و به یک ابزار جامع مدیریت عملیات (Operations Management) تبدیل می‌شود.

جریان کاری اصلی در ImmiGo: ⚙️

1. ورود متقاضی (Client Onboarding): 🆕
   • متقاضیان می‌توانند از طریق صفحه ثبت نام عمومی، اطلاعات اولیه خود را وارد کرده و یک حساب کاربری ایجاد کنند.
   • کارمندان نیز می‌توانند به صورت دستی اطلاعات مشتریان جدید را در سیستم وارد کنند.
   • پس از ثبت نام، مشتری به پنل کاربری خود هدایت می‌شود.
2. ایجاد و مدیریت پرونده (Case Creation & Management): 💼
   • کارمندان پرونده‌های مهاجرتی را برای مشتریان ایجاد می‌کنند و جزئیاتی مانند نوع مهاجرت، کشور مقصد، نوع ویزا و کارشناس مسئول را ثبت می‌کنند.
   • وضعیت پرونده در طول زمان (مثلاً از “در انتظار” به “ارسال شده” یا “تأیید شده”) به‌روزرسانی می‌شود.
   • تمامی اقدامات انجام شده روی پرونده (مانند تماس‌ها، ایمیل‌ها، ارسال مدارک) در تایم‌لاین پرونده ثبت می‌شود.
3. گردش کار اسناد (Document Workflow): 📝
   • لیست مدارک مورد نیاز برای هر نوع ویزا از پیش تعریف شده است.
   • مشتریان می‌توانند مدارک خود را مستقیماً از پنل کاربری خود بارگذاری کنند.
   • کارمندان می‌توانند مدارک بارگذاری شده را بررسی، تأیید، رد یا درخواست اصلاح کنند.
   • تمامی فایل‌های مدارک به صورت سازمان‌یافته در سرور ذخیره می‌شوند.
4. برنامه‌ریزی و پیگیری مالی (Financial Planning & Tracking): 💲
   • مدیران می‌توانند پلن‌های پرداخت متنوعی را برای خدمات مختلف تعریف کنند.
   • تمامی پرداخت‌های مشتریان ثبت شده و وضعیت اقساط قابل پیگیری است.
5. مدیریت قرار ملاقات‌ها (Appointment Scheduling): 📅
   • کارمندان می‌توانند قرار ملاقات‌های مشاوره یا پیگیری را با مشتریان تنظیم کنند.
   • اطلاع‌رسانی‌های خودکار برای مشتریان ارسال می‌شود.
6. ارتباطات داخلی و خارجی (Internal & External Communication): 📞
   • سیستم پیام‌رسانی داخلی امکان ارتباط مستقیم و امن بین کارشناسان و مشتریان را فراهم می‌کند.
   • اطلاع‌رسانی‌های سیستمی، کاربران را از رویدادها و تغییرات مهم آگاه می‌سازد.
7. نظارت و تحلیل (Monitoring & Analytics): 📈
   • داشبوردهای مدیریتی خلاصه‌ای از وضعیت کلی آژانس را ارائه می‌دهند.
   • گزارشات تفصیلی به مدیران کمک می‌کند تا عملکرد مالی، پیشرفت پرونده‌ها و کارایی تیم را ارزیابی کنند.

ImmiGo با تمرکز بر نیازهای واقعی آژانس‌های مهاجرتی، ابزاری قدرتمند برای افزایش کارایی، بهبود رضایت مشتری و دستیابی به اهداف کسب‌وکار شماست. این سیستم با طراحی مدرن و رابط کاربری بصری، تجربه کاربری دلپذیری را برای تمامی کاربران، از مدیران و کارشناسان تا متقاضیان مهاجرت، فراهم می‌آورد.

💡مزیت‌های رقابتی کلیدی ImmiGo:

• نصب 1 دقیقه‌ای روی هر هاست PHP
• طراحی شده بصورت پایه ای ویژه کسب و کارهای ایرانی
• پرداخت یک‌باره، مالکیت مادام‌العمر – بدون آبونمان اجباری
• یکپارچگی بی‌نظیر فرآیندها (All-in-One Platform): مدیریت جامع مشتری، پرونده، اسناد، مالی و ارتباطات در یک پلتفرم واحد.
• تجربه مشتری با پنل اختصاصی (Superior Client Experience): ارائه شفافیت و خودخدماتی به متقاضیان از طریق پنل کاربری اختصاصی.
• اتوماسیون هوشمند و کاهش خطای انسانی (Intelligent Automation & Error Reduction): خودکارسازی وظایف روتین و به حداقل رساندن خطاهای دستی.
• امنیت داده‌های مهاجرتی در سطح حرفه‌ای (Robust Data Security & Compliance Focus): حفاظت از اطلاعات حساس با استانداردهای امنیتی پیشرفته.
• بینش‌های استراتژیک از داده‌های عملیاتی (Data-Driven Strategic Insights): ارائه داشبوردها و گزارشات تحلیلی برای تصمیم‌گیری‌های آگاهانه.
• انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری برای رشد آژانس (Scalability & Flexibility for Growth): طراحی ماژولار و مقیاس‌پذیر برای سازگاری با هر اندازه از آژانس.
• رابط کاربری بصری و کاربرپسند (Intuitive & User-Friendly Interface): سهولت استفاده برای تمامی کاربران و کاهش منحنی یادگیری.

🔗 دموی آنلاین ImmiGo

با ImmiGo، تحولی هوشمندانه را تجربه کنید؛ پرونده‌های مهاجرتی را سریع‌تر مدیریت کنید، مشتریانی راضی‌تر داشته باشید و مسیر رشد کسب‌وکارتان را تضمین کنید! 🚀✨

نکات مهم:

• کارآفرینانی که قصد استفاده از این سیستم برای راه‌اندازی استارتاپ اختصاصی خود را دارند، ملزم به پرداخت هزینه لایسنس علاوه بر مبلغ اصلی سیستم خواهند بود.
• توسعه سفارشی مشمول خدمات پشتیبانی نمی‌باشد و هزینه آن به صورت جداگانه محاسبه خواهد شد.
• این سیستم به گونه‌ای طراحی شده است که کلیه کاربران، بدون دانش تخصصی در زمینه فناوری اطلاعات، بتوانند به راحتی با آن کار کنند با این حال برای یک ماه اول پس از خرید امکان پشتیبانی فنی برای حل مشکلات و خطاهای احتمالی سیستم به صورت رایگان فراهم شده است . در صورت تمایل به دریافت خدمات پشتیبانی و نسخه های جدید در سالهای آتی می بایست بصورت سالانه، هزینه‌ای معادل ۳۰٪ از قیمت روز سیستم پرداخت نمایید. پرداخت این مبلغ کاملاً اختیاری بوده و تنها در صورت نیاز به خدمات پشتیبانی الزامی می‌باشد.
• در صورت درخواست آموزش حضوری، کلیه هزینه‌های ایاب و ذهاب مدرس بر عهده مشتری محترم خواهد بود.
• کلیه درخواست‌های پشتیبانی (از طریق تلگرام یا ایتا) حداکثر طی یک روز کاری پاسخ داده خواهند شد.

مطالعه بیشتر