اکسل مدیریت و برنامه ریزی سفارشات

اکسل مدیریت سفارشات | اکسل برنامه ریزی سفارشات | فایل مدیریت سفارشات | نرم افزار برنامه ریزی سفارشات

در حال حاضر، شرکت‌های بزرگ در بازار FMCG به اهمیت تمرکز بر کارایی در سیستم‌های برنامه‌ریزی سفارش خود توجه می‌کنند. علاوه بر این، آن‌ها همچنین در حال سرمایه‌گذاری و جستجوی بهبود در سیستم‌های مدیریت تأمین خود با پلتفرم‌های ERP هستند. بنابراین، الگوی برنامه‌ریزی سفارش اکسل به‌منظور اتصال ماژول‌های خود به یک سیستم یکپارچه سفارش و صدور فاکتور طراحی شده است.

با توجه به پیشگفت فوق فروشگاه فایل های دیجیتال اقدام به عرضه محصولی جهت مدیریت و برنامه ریزی دریافت سفارشات توسط مشتریان در بستر نرم افزار اکسل نموده است.این محصول می تواند برای واحد عملیات و بازرگانی شرکتهای مختلف کاربردی می باشد چرا که امکان ثبت مشخصات مشتریان به همراه مشخصات سفارشات و شرایط حمل و کالا و سایر فرآیندهای فاکتورزنی را خواهید داشت.

الگوی برنامه‌ریزی سفارش و صدور فاکتور برای برنامه‌ریزی تقاضا، راه‌حلی برای کسب‌وکار شما در زمینه سوابق فروش و سود ناخالص است و مدیریت موجودی کارآمد را تضمین می‌کند. قابل ذکر است که این ابزار به شما کنترل بر تقاضای محصول می‌دهد تا از ریسک‌های موجودی‌های منسوخ یا کمبود موجودی برای کسب‌وکار خود جلوگیری کنید.

با استفاده از اکسل مدیریت و برنامه ریزی سفارشات، شما این فرصت را دارید که سفارشات فروش خود را بر اساس مشتریان ایجاد کنید، فاکتورها را ایجاد و ذخیره کنید و سفارشات تحویلی را بر اساس موجودی‌های در دسترس مشخص کنید. با استفاده از این قالب می توانید:

• توانایی اضافه کردن یا ایجاد محصولات و مشتریان جدید در یک صفحه با قابلیت تولید خودکار شناسه برای هر SKU و مشتری.
• طبق ورودی داده‌های اصلی، برنامه‌ریزی موجودی به‌صورت خودکار در افق برنامه‌ریزی 24 ماهه محاسبه خواهد شد.
• در بخش سفارش خرید، می‌توانید از سایر سیستم‌ها، سفارشات خرید را بر اساس تأمین‌کننده وارد کنید.
• می‌توانید سفارشات فروش را بر اساس مشتریان با شماره سفارش فروش خودکار ایجاد کنید.
• در بخش تحویل، می‌توانید فاکتورها را در فرمت PDF بررسی و ذخیره کنید تا به مشتریان خود ارسال کنید.
• می‌توانید تحویل‌ها را برای ارسال‌ها آزاد کنید تا موجودی شما به‌صورت خودکار به‌روز شود.
• در نهایت، گزینه‌های زیادی برای بررسی نمودارها و گزارش‌های پویا و ذخیره آن‌ها در فرمت PDF خواهید داشت.

ویژگی‌های الگوی برنامه‌ریزی سفارش اکسل:

در واقع، این الگوی اکسل شامل 8 بخش اصلی است:

حال بیایید هشت بخش اصلی الگوی برنامه‌ریزی و صدور فاکتور را بررسی کنیم:

1. مشتریان CUSTOMERS

در ابتدا، می‌توانید مشتریان جدید را با پر کردن فیلدهای موجود ایجاد کنید. هنگامی که این کار را انجام دهید، قالب یک کد/شناسه خودکار برای مشتریان جدید تولید می‌کند.

اگر می‌خواهید اطلاعات مشتری‌های خود را بصورت یکجا از فایلهای اکسل متفرقه وارد کنید، روی دکمه “LOAD CUSTOMERS” کلیک کنید که می‌توانید اطلاعات مشتری‌ها را کپی کرده و در آنجا وارد کنید. در غیر این صورت، می‌توانید با پر کردن فیلدهای خالی، یک مشتری جدید را به صورت دستی اضافه کنید.

ثبت اطلاعات شرکت برای فاکتورها:

برای فاکتورهای صورتحساب، اطلاعات شرکت خود را ویرایش و ذخیره کنید. فیلدهای خالی موجود در جدول داده‌های شرکت در سمت راست را پر کنید. این اطلاعات به طور خودکار در تمام فاکتورهایی که ایجاد می‌کنید، نمایش داده می‌شود.

2.برنامه‌ریزی سفارش:(MASTER DATA for ORDER PLANNING)

این بخش مربوط به وارد کردن اطلاعات اصلی محصولات (SKUها) است. می‌توانید محصولات خود را از یک سیستم دیگر وارد کنید یا با پر کردن فیلدهای خالی، محصولات جدید را بر اساس دسته‌بندی و توضیحات محصول ایجاد کنید.

این بخش به عنوان یک ماژول ساده برای وارد کردن اطلاعات اصلی عمل می‌کند که به طور خودکار برای هر محصول جدید، یک کد اختصاص می‌دهد. توجه داشته باشید که هنگام بارگذاری اطلاعات انبوه از یک سیستم دیگر، از ایجاد کدهای تکراری جلوگیری کنید.

اطلاعات اصلی دیگری که در این بخش اهمیت دارد، نحوه محاسبه تأمین محصول و سود ناخالص توسط این الگو است. این اطلاعات شامل: حداقل مقدار سفارش، حداقل سفارشات فروش، هزینه واحد و قیمت فروش، طبقه‌بندی ABC و پیش‌بینی فروش است.

• حداقل سفارش فروش: این حداقل مقداری است که مشتریان در سفارشات فروش جدید باید درخواست دهند تا سفارش آن‌ها پردازش شود. معمولاً این مقدار با واحد قابل حمل برای هر محصول در انبار شما مطابقت دارد.
• حداقل مقدار سفارش (M.O.Q.): این حداقل مقدار سفارش است که بر نیازهای تمام محصولات در بخش برنامه‌ریزی تأثیر می‌گذارد و به عنوان مضربی از M.O.Q. محاسبه می‌شود.
• هزینه واحد و قیمت فروش: برای محاسبه سود ناخالص بر اساس هر محصول در گزارش‌ها (بخش‌های 7 و 8)، به این اطلاعات نیاز است.

طبقه‌بندی ABC: هنگام گروه‌بندی محصولات به دسته‌های A، B یا C، توجه داشته باشید که این طبقه‌بندی، برنامه‌ریزی موجودی را در بخش برنامه‌ریزی برای 1، 2 یا 3 ماه پوشش می‌دهد. طبقه‌بندی ABC تعیین می‌کند که الگو، موجودی ایمنی برای هر محصول را چگونه محاسبه کند:

• محصولات “A”: موجودی ایمنی برای پوشش یک ماه تنظیم می‌شود.
• محصولات “B”: موجودی ایمنی برای پوشش دو ماه تنظیم می‌شود.
• محصولات “C”: موجودی ایمنی برای پوشش سه ماه تنظیم می‌شود.

پیش‌بینی فروش: افق پیش‌بینی فروش در ماه اول قابل تغییر است. با کلیک بر روی “ویرایش پیش‌بینی” می‌توانید تاریخ مورد نظر خود را تنظیم کنید. پس از کلیک بر روی تاریخ اول، می‌توانید تاریخ دقیق را از لیست کشویی انتخاب کنید. پیش‌بینی فروش، میزان فروش مورد انتظار برای هر محصول را به صورت ماهانه تعیین می‌کند.

3.برنامه‌ریزی سفارش در اکسل (PLANNING TABLE)

در این بخش، می‌توانید محاسبات خودکار مربوط به هر محصول را برای مقادیر تأمین (سفارشات برنامه‌ریزی‌شده)، موجودی و پوشش موجودی، بر اساس اطلاعات اصلی، مقایسه فروش واقعی با پیش‌بینی و سفارشات خرید فعال (در حال انتقال) مشاهده کنید.

به طور خلاصه، با استفاده از لیست کشویی محصول مورد نظر را انتخاب می‌کنید. بر اساس طبقه‌بندی (A، B یا C) که در اطلاعات اصلی انتخاب کرده‌اید، نسبت پوشش موجودی نمی‌تواند کمتر از 1، 2 یا 3 باشد.

سپس الگو، سناریوی برنامه‌ریزی سفارش را در یک بازه زمانی 24 ماهه محاسبه می‌کند.

4.سفارشات خرید (Purchase Orders)

در این بخش، می‌توانید اطلاعات سفارشات خرید را از یک سیستم دیگر وارد کنید. توجه داشته باشید که این اطلاعات، موجودی محصول را به عنوان کالای دریافتی به‌روز می‌کند، به شرطی که وضعیت (در آخرین ستون) “دریافت شده” باشد. اگر وضعیت “فعال” باشد، مقدار سفارش خرید در بخش برنامه‌ریزی به عنوان “در حال انتقال” نمایش داده می‌شود. باید از کد محصول یکسان بین هر دو سیستم استفاده کنید تا موجودی و انتقال به درستی به‌روزرسانی شوند.

توصیه می‌شود از ماژول دوم “الگوی تأمین و موجودی برای برنامه‌ریزی تقاضا” برای محاسبه و وارد کردن اطلاعات سفارشات خرید در این الگوی اکسل استفاده کنید.

5.سفارشات فروش (SALES ORDERS)

سفارشات فروش خود را با انتخاب مشتری از لیست و کلیک بر روی دکمه “ایجاد سفارش جدید” ایجاد کنید. می‌توانید تا 20 محصول را بر اساس حداقل مقدار سفارش فروش تعیین کنید و در صورت برگزاری تخفیف‌ها، درصد تخفیف را تنظیم کنید.

مقدار موجودی فعلی برای هر محصول نمایش داده می‌شود و اگر موجودی کمتر از مقدار درخواستی مشتری باشد، وضعیت سفارش معوق را به شما اطلاع می‌دهد. در این صورت، می‌توانید این موضوع را به مشتری اطلاع دهید و با او تماس بگیرید.

با کلیک بر روی دکمه “Save Change”، شماره سفارش به طور خودکار ایجاد و ذخیره می‌شود. این شماره در بخش‌های بعدی برای ایجاد حمل و نقل و صدور فاکتورها استفاده می‌شود.

6.تحویل و فاکتورها (DELIVERY & INVOICES)

فرآیند فروش در این بخش با تنظیم و ذخیره تحویل به پایان می‌رسد. شماره سفارش فروش را از لیست انتخاب کنید. الگو تمام سفارشات فروش را به ترتیب ایجاد، با اولویت به اولین سفارش فروش ذخیره شده، لیست می‌کند. سپس روی دکمه “یافتن سفارش فروش” کلیک کنید تا اطلاعات به طور مستقیم در فاکتور در سمت چپ نمایش داده شود.

تمام اطلاعات مانند اطلاعات شرکت، لوگو، اطلاعات مشتری، محصولات سفارش فروش، مقادیر و قیمت‌های فروش به طور خودکار در فاکتور بارگذاری می‌شود. می‌توانید اطلاعات دیگری مانند یادداشت‌های اعتباری و درصد مالیات را با پر کردن فیلدهای خالی در سمت راست تنظیم کنید. برای یادداشت‌های اعتباری، باید مقدار را با کلیک بر روی دکمه “تأیید” تنظیم کنید.

اگر وضعیت سفارش معوق وجود داشته باشد، فاکتور به طور خودکار بر اساس موجودی موجود برای هر محصول به‌روز می‌شود. در غیر این صورت، مقدار فاکتور باید صفر باشد و بر ارزش کل فاکتور تأثیری نخواهد داشت.

علاوه بر این، می‌توانید فاکتور را در قالب PDF ذخیره کنید (با کلیک بر روی “ارسال فاکتور به PDF”) و آن را از طریق ایمیل برای مشتری خود ارسال کنید. همچنین می‌توانید فاکتور را برای بایگانی در حمل و نقل یا انتقال چاپ کنید.

مرحله نهایی و بسیار مهم در فرآیند فروش، ذخیره تحویل است. با کلیک بر روی دکمه “آزادسازی تحویل”، ابزار به طور خودکار سطح موجودی هر محصول را در بخش برنامه‌ریزی به‌روزرسانی می‌کند.

7.گزارش‌ها (PRODUCT REPORT)

پس از اتمام فرآیند فروش، می‌توانید هر فاکتوری را که می‌خواهید از بخش گزارش‌ها بررسی کنید:

• گزارش محصول: در این بخش، می‌توانید سناریوی برنامه‌ریزی را بر اساس هر محصول بررسی کنید. یک محصول را از لیست انتخاب کنید. نمودارها و اعداد به طور متناسب به‌روزرسانی می‌شوند. می‌توانید گزارش را در قالب PDF ذخیره کنید (با کلیک بر روی دکمه “ارسال به PDF”).

در این بخش، می‌توانید سطح موجودی، سفارشات برنامه‌ریزی‌شده، سفارشات خرید، مقادیر فروش، پیش‌بینی و پوشش موجودی را در یک بازه زمانی 12 ماهه بررسی کنید. توجه داشته باشید که واحد اندازه‌گیری پوشش موجودی، ماهانه است.

گزارش دیگر در این بخش، تمام محصولات موجود در سبد را بر اساس سود ناخالص مرتب می‌کند. هدف اصلی مرتب‌سازی سود ناخالص، بررسی فرکانس مطلق % برای پیشنهاد تغییر طبقه‌بندی ABC در اطلاعات اصلی محصول، با توجه به قوانین زیر است:

*   فرکانس مطلق < 80%: طبقه‌بندی ABC به عنوان محصول "A" تنظیم می‌شود.
*   80% < فرکانس مطلق < 95%: طبقه‌بندی ABC به عنوان محصول "B" تنظیم می‌شود.
*   فرکانس مطلق > 95%: طبقه‌بندی ABC به عنوان محصول "C" تنظیم می‌شود.

8.نمودارها و گزارش‌ها (Charts Reports)

• در این بخش، می‌توانید تمام نمودارها و گزارش‌های تولید شده از بخش‌های دیگر را بررسی و در قالب PDF ذخیره کنید.

این بخش شامل:

*   نتایج کلی یا ماهانه فروش و سود ناخالص بر اساس دسته‌بندی.
*   مقادیر فروش در مقابل پیش‌بینی بر اساس دسته‌بندی.
*   مجموع سفارشات معوق و سفارشات معوق بر اساس دسته‌بندی.
*   فروش بر اساس مشتری (جدول محوری و نمودار پویا).

این قالب به شکلی طراحی و کدنویسی شده که با وارد کردن داده ها ، محاسبات جداول(در صورت نیاز) انجام شده و نمودارهای تعاملی رسم خواهند شد.لازم به ذکر است که با ایجاد هر گونه تغییر در داده ها جداول و نمودارها بصورت خودکار بروزرسانی خواهند شد.

ویژگی های محصول:

• تجزیه و تحلیل خودکار داده ها در جداول موجود
• رسم خودکار نمودار بر اساس داده های وارد شده
• استفاده از رنگ‌های جذاب و طراحی حرفه ای
• هوشمند بودن محاسبات
• قابلیت پرینت فاکتور
• پشتیبانی از تاریخ شمسی
• مطابق استانداردهای بین المللی و…

مشخصات فنی محصول

• عنوان محصول: اکسل مدیریت و برنامه ریزی سفارشات
• کد محصول: excel324
• تاریخ انتشار:1401
• بروزرسانی: 1403/12/15
• نسخه: 2.1
• فرمت فایل : xlsM
• حجم فایل: 1 مگابایت
• نرم افزار: اکسل 2013 به بالا
• زبان: انگلیسی
• قابلیت ویرایش: دارد

برای مشاهده لیست کامل، پروژه های ما در اکسل کلیک کنید.

مطالعه بیشتر