چگونه شرح شغلی بنویسیم؟

توضیحات شغلی یک سند کتبی است که عملکردهای اساسی یک کار را تشریح می کند.همچنین می توان آن را الگوی توضیحات شغلی ، راهنمای توضیحات شغل یا فرم توضیحات مشاغل مختلف نامید.هدف از ارائه سند توضیحات شغلی این است که نیروها درک عادلانه ای از مهارت ها و توانایی های مورد نیاز برای کار ، و همچنین ایده ذهنی از آنچه از شغل خود از نظر مسئولیت ها و مهلت ها انتظار دارند ، بدست آورند.

هدف از توضیحات شغلی

هدف از توضیحات شغلی این است که به وضوح و مختصر مسئولیت ها و صلاحیت های کارمند را با جزئیات کافی بیان کنید به شکلی که هر کارفرما یا کارجو بتواند آن را درک کند.توضیحات شغلی باید به اندازه کافی جامع باشد تا بتواند در بخش منابع انسانی سازمان (HR) استفاده شود.این سند می بایست به طور مرتب مورد بررسی قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود که به روز و مرتبط باقی می ماند و در صورت لزوم-از جمله استخدام های جدید -آن را ارائه نمود.

موارد زیر باید در توضیحات شغلی شما گنجانده شود:

• شرح محیط کار و تجهیزات و مواد مورد نیاز برای کار
• شرح کامل مسئولیت ها از جمله مسئولیت های اصلی و دامنه کار
• بیانیه ای از صلاحیت های شخصی شما
• بیانیه ای از الزامات آموزشی برای کار
• بیانیه ای از تجربه و آموزش مورد نظر
• ذکر دقیق وظایف روزانه به همراه جزئیات هر یک

چهار نکته مهم وجود دارد که باید در هنگام نوشتن شرح شغلی خود به خاطر داشته باشید.

1. اطمینان حاصل کنید که همه افراد درگیر در این روند – از مدیر نیروی انسانی گرفته تا شخصی که کار را انجام می دهد – می فهمد که این سند چیست.

همانطور که در بالا ذکر شد ، توضیحات شغلی سندی است که اغلب در طی فرآیند استخدام استفاده می شود.این بدان معناست که همه افراد درگیر در نوشتن و بررسی سند باید درک کاملی از آنچه انجام می دهند داشته باشند.بنابراین ، بسیار مهم است که شما وقت بگذارید تا دقیقاً آنچه را که باید انجام دهند برای آنها توضیح دهید.این کار به شما این فرصت می دهد تا مهارت های خاص مورد نیاز برای پستی که قصد استخدام نیرو را دارید، برجسته کنید.همچنین ضروری است که شما توضیح دهید که چه انتظاراتی از کار دارید ، چه از نظر کمی و چه از نظر کیفی.این امر به شما کمک می کند تا بدانید که خروجی کار چه خواهد بود.

2. نحوه انجام کار را مشخص کنید

دومین مرحله حیاتی در روند نوشتن توضیحات شغلی این است که در واقع نحوه انجام کار را بنویسید.شما ممکن است تصمیم بگیرید که شخصی که وارد این پست می شود تجربیات خاصی داشته باشد ، یا شاید در کنار شما نیاز به آموزش های بیشتر داشته باشد.صرف نظر از توضیحات شغلی، شما باید در مورد آنچه می خواهید شخص انجام دهد ، دقیق و واضح بنویسید.این امر به ویژه برای موقعیت هایی که تا حدودی مبهم هستند ، بسیار مهم است.به عنوان مثال ، اگر به دنبال نویسنده هستید اما کاملاً مطمئن نیستید که چه نوع سبک نوشتاری را باید انجام دهد ، می توانید در توضیحات شغلی خود مشخص کنید که نیزا به شخصی دارید که در سبک خاصی حداقل تعداد کتاب منتشر کرده باشد.همچنین می توانید از آنها بخواهید که در طول جلسات یادداشت برداری کنند و مطالب مربوط به نشریات یا ارائه ها را جمع کنند.دقیق بودن در مورد توضیحات شغلی نه تنها به شما در نوشتن شرح شغلی واضح تر کمک می کند ، بلکه برای شخصی که متقاضی این پست است نیز آسان تر می کند تا بفهمد دقیقا باید چه کار کند.همچنین این کار برای مدیریت نیروها ساده تر است چرا که همه به وظایف و توضیحات شغلی خود واقف هستند.

3. برای مخاطبان عام بنویسید

وقتی در حال نوشتن توضیحات شغلی هستید ، باید در نظر داشته باشید که افرادی در خارج از شرکت یا سازمان شما آن را می خوانند.به همین دلیل ، بسیار مهم است که توضیحات شغلی را برای مخاطبان عام بنویسید.شما باید از زبان ساده و نمونه های به راحتی قابل درک استفاده کنید تا یک تصویر واضح از آنچه کل کار را تحت پوشش قرار می دهد ترسیم کنید.به عنوان یک قاعده کلی ، از اصطلاحات فنی کمتر استفاده کنید و در عوض از زبان ساده استفاده کنید.این امر درک سند را برای افراد بسیار آسان تر می کند و به دلیل سوء تفسیر ، خطر خطاها را کاهش می دهد.اصطلاحات فنی برای نوشتن اسناد فنی مانند برنامه های نرم افزاری یا مقالات علمی بسیار عالی است ، اما وقتی صحبت از توضیحات شرح شغلی به میان می آید ، لازم نیست آنقدر دقیق باشید .

4- انعطاف داشته باشید

نکته آخر اینکه باید به خاطر داشته باشید که هر سندی که می نویسید – از جمله توضیحات شغلی خود – باید سازگار باشد.این بدان معنی است که شما باید هنگام نوشتن اسناد دیگر ، همان قوانین و الگوهای را دنبال کنید.به عنوان مثال ، شما همیشه باید یک مقاله را با عنوان معتبر شروع کنید ، از دستور زبان مناسب استفاده کنید و مطمئن شوید که همه چیز به درستی قالب بندی شده است.سازگار بودن ، پیروی از آنچه را که نوشته اید بسیار ساده تر می کند ، که به نوبه خود باعث می شود کار شما به عنوان یک مدیر بسیار ساده تر شود.اگر به طور مرتب از این دستورالعمل ها پیروی کنید ، متوجه خواهید شد که نوشتار شما بسیار مؤثرتر و مختصرتر می شود.این بدان معنی است که شما قادر خواهید بود در یک فضای کوتاه تر بسیار بیشتر بنویسید.در نتیجه ، شما برای کارهایی که دوست دارید انجام دهید وقت بیشتری خواهید داشت.

توضیحات شغلی بسیار مهم است زیرا قوانین اساسی را برای روابط اشتغال شما تعیین می کند.همچنین می تواند به عنوان راهنمایی برای کارمند در فعالیت های روزانه کار باشد.شما باید آن را متناسب با نیازها و شرایط خاص خود تنظیم کنید.

اگر نیاز به شرح شغلی مشاغل مختلف دارید کلیک کنید.

مطالعه بیشتر