برای مدیریت و زمانبندی پروژه هایمان از چه ابزارهایی استفاده کنیم؟

کاربران بسیاری در اغلب موارد از ما در مورد روش های مدیریت پروژه در محل کار و ابزارهای مورد استفاده سوالات بسیاری می پرسند . در این مقاله، ما در مورد نرم افزارهای مطرح این حوزه و روش های مورد استفاده در مدیریت پروژه بحث خواهیم کرد.

ابزارهای مدیریت پروژه

ما ترکیبی از چند ابزار برای مدیریت پروژه هایمان از جمله Microsoft Project، Slack و Trello استفاده می کنیم. از این ابزارها برای پیگیری وظایف، برنامه ریزی رویدادها و به اشتراک گذاری اطلاعات با سایر اعضای تیم مفید می دانیم.

نرم افزار مایکروسافت پراجکت

نرم افزار مایکروسافت پراجکت (Microsoft Project) یکی از محبوب ترین ابزارهای مدیریت پروژه در خارج از کشور است. این نرم افزار دارای نسخه مخصوص سیستم های رومیزی است بنابراین شما نیاز به یک کامپیوتر با یک پردازنده مناسب برای اجرای آن دارید. Microsoft Project برای اولین بار در اوایل دهه 1990 عرضه شد، بنابراین با توجه به پیشینه قدرتمند مایکروسافت می توان آن را به اندازه کافی برای اکثر کسب و کارها مناسب دانست. نحوه کار با این نرم افزار همانند سایر نرم افزارهای شرکت مایکروسافت می باشند و پیچیدگی خاصی ندارد.

ما در درجه اول از نرم افزار Microsoft Project برای تعریف پروژه های زمانبندی مختلف استفاده می کنیم پروژه هایی که ممکن است از حوزه خدمات،صنعت،تولیدی را شامل شود. ما از نمای تقویم برای پیگیری تاریخ های مقرر و نمای طرح پروژه برای ایجاد یک ساختار وظایف افراد درگیر پروژه استفاده می کنیم. ما همچنین از ویژگی نظرات برای ثبت یادداشت برای خودمان یا سایر اعضای تیم در مورد پروژه استفاده می کنیم.

Microsoft Project دارای بخش های زیر است:

Gird View: یا همان امکان نمایش شبکه‌ای. حالت نمایشی پروژه که برای برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه‌ها با یک فهرست وظایف استفاده می‌شود.
Board View: امکان نمایش به صورت کن‌بن بورد (Kanban board). این حالت نمایشی کمک می‌کند جریان کاری را به خوبی مدیریت کنیم و از وضعیت موجود آگاه شویم.
Timeline View: احتمالا با گانت چارت (Gantt Chart) آشنایی دارید. این روش نمایش را فردی به نام هنری گانت طراحی کرد. با استقرار این ویژگی، کاربرد نرم‌افزار Microsoft Project تقویت شده است. این روش مرسوم، برای نشان دادن وضعیت زمانی پروژه استفاده می‌شود.
Communication & Collaboration: یعنی ارتباط و همکاری در نرم افزار مایکروسافت پروجکت. به چه معنا؟ یعنی شما به عنوان مدیر پروژه و تیمتان با هم و هم زمان می‌توانید روی پروژه در این نرم افزار کار کنید. هر دو به اطلاعات برای ویرایش یا اضافه کردن دسترسی دارید.
Coauthoring: به معنای همکاری در نوشتن، طرح‌ریزی و اصلاح. به بیان دیگر ذی‌نفعان و اعضای تیم با یک‌دیگر کار می‌کنند. آنها می‌تواند جداول زمانی و فهرست وظایف را ویرایش یا به روزرسانی کنند.
Reporting: یا گزارش دهی. یعنی گزارش‌های از پیش آماده شده‌ای وجود دارند که می‌توانند روند پیشرفت، منابع، برنامه‌ها و نمونه کارها را پیگیری و دنبال کنند.
Roadmap: یا نقشه‌ای که مسیر را به شما نشان می‌دهد. نمونه‌کارهای پروژه و برنامه‌ها را پیگیری می‌کند.
Timesheets: زمان‌های مربوط به انجام پروژه و غیر از آن را برای پرداخت حقوق و جمع‌بندی صورت حساب‌ها محاسبه می‌کند.
Resource Management: مدیریت منابع. منابع را با درخواست‌ها و تخصیص دادن‌ها مدیریت می‌‍‌‌‌‌‌‌‌کنید.

ترلو

ترلو یک ابزار مدیریت کار به شیوه چابک است که در اصل برای مدیریت پروژه های نرم افزاری طراحی شده است اما اکنون قابلیت های بیشتری به آن اضافه شده است . امروز، یکی از محبوب ترین ابزارهای مدیریت پروژه است که توسط متخصصان کسب و کار در بسیاری از صنایع استفاده می شود. برای اولین بار در سال 2010 راه اندازی شد و اکنون برای رایانه های شخصی و دستگاه های تلفن همراه در دسترس است.

ما از Trello برای تمام نیازهای مدیریت پروژه استفاده می کنیم. اول، ما از آن به عنوان یک ابزار مدیریت کار مشابه Microsoft Project استفاده می کنیم، اما همچنین از آن برای برنامه ریزی و پیش بینی رویدادها استفاده می کنیم. ما به ویژه از آن برای برنامه ریزی رویدادهای داخلی مان استفاده می کنیم زیرا به ما اجازه می دهد تا چندین تخته با موضوعات مختلف ایجاد کنیم. به عنوان مثال، یک تخته برای رویدادهای بازاریابی و دیگری برای رویدادهای اجتماعی.

Trello دارای ویژگی های زیادی است که آن را برای مدیریت پروژه مفید می کند، از جمله توانایی ایجاد چک لیست، ایجاد لینک بین اسناد ، اضافه کردن نظرات و ردیابی مسیرها که پیشرفت وظایف ما را نشان می دهد.

اسلک

Slack یکی دیگر از ابزارهای مدیریت وظایف است، مانند مایکروسافت پراجکت و ترلو، که در میان مشاغل و افراد به طور یکسان محبوبیت دارد. این سرویس در اصل برای تیم هایی با چند نفر تا هزاران نفر طراحی شده است، اما اکنون برای افرادی که می خواهند کارهای خود را پیگیری کنند و با دیگران هماهنگ شوند، قابل دسترسی است.

Slack دارای بسیاری از ویژگی هایی است که آن را برای مدیریت پروژه از جمله ایجاد کانال ارتباطی جهت ارسال پیام های مستقیم به اعضا پروژه،امکان الصاق فایل ، جستجو و موارد دیگر ایده آل می کند. مانند اکثر ابزارهای محبوب رسانه های اجتماعی ، Slack به سرعت از یک برنامه پیام رسانی ساده به یک ابزار بهره وری کامل تبدیل شده است.

این ها فقط چند مورد از ابزارهایی هستند که ما برای مدیریت پروژه های خود در فروشگاه فایل های دیجیتال از آن استفاده می کنیم، اما اینها ابزارهایی هستند که ما احساس می کنیم مفیدترین هستند. مانند هر ابزار، روش ها و راه های زیادی برای استفاده موثر از آن وجود دارد.

استفاده از قالب و پروژه های آماده

برای آن دسته از افرادی که قصد شروع استفاده از نرم افزارهای مدیریت زمان در کار را دارند ما نرم افزار مایکروسافت پراجکت را پیشنهاد می کنیم چرا که علاوه بر پشتیبانی از زبان فارسی و تاریخ شمسی،دسترسی بدون محدودیت به نرم افزار در داخل کشور، وجود پروژه های آماده زمانبندی در موضوعات مختلف و …. از جمله ویژگی های مثبت این نرم افزار می باشد.

با برنامه های زمانبندی مایکروسافت پراجکت به سادگی می توانید تحلیل دقیقی از هر پروژه ای که در ذهن تان است داشته باشید چرا که ما به جای شما کلیه مراحل ساخت و ساز،نصب تجهیزات،کارهای خدماتی و… را بصورت جز به جز بررسی و در برنامه عملیاتی طرح کردیم از این رو پروژه های زمانبندی ما بسیار کامل و حرفه ای طراحی شده اند.

مطالعه بیشتر